Kary za KSeF od 2027: za co grożą i co musi działać w firmie

Kary za KSeF stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Do 31 grudnia 2026 r. nie ma kar pieniężnych za naruszenie obowiązków związanych z KSeF. Od 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika, w drodze decyzji, karę do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez wykazanego VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem z tej faktury.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF już działa, a kar jeszcze nie ma. To czas na sprawdzenie systemów i procedur, zanim błędy zaczną kosztować.

Od kiedy są kary za KSeF i kto je nakłada?

Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się wcześniej niż kary. Od 1 lutego 2026 r. objęte są nim firmy, których sprzedaż w 2024 r. (z VAT) przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. — pozostali podatnicy. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy odbierają faktury zakupowe przez KSeF.

Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji. Kara dotyczy firmy, która miała obowiązek wystawić fakturę w KSeF.

Przepis mówi o kwocie „do”, więc wysokość kary ustala urząd w konkretnej sprawie. Ministerstwo Finansów zapowiada miarkowanie kar w zależności od wagi naruszenia — pod uwagę bierze się m.in. wagę i okoliczności naruszenia, częstotliwość wcześniejszych naruszeń, wcześniejsze ukaranie za to samo zachowanie oraz działania podjęte dobrowolnie, żeby uniknąć skutków naruszenia.

Nałożoną karę płaci się bez wezwania w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.

Za co grozi kara za KSeF?

Są trzy sytuacje, w których firma naraża się na karę pieniężną — wszystkie wtedy, gdy działa wbrew obowiązkowi:

• Faktura poza KSeF. Firma nie wystawiła faktury ustrukturyzowanej w KSeF, mimo że miała taki obowiązek.
• Faktura niezgodna ze wzorem. W czasie awarii lub niedostępności KSeF albo w trybie offline24 firma wystawiła fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem, czyli strukturą FA.
• Spóźnione przesłanie faktury. Firma nie przesłała do KSeF w wymaganym terminie faktury wystawionej w trybie offline24, w czasie niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym.

Trzeci punkt najłatwiej przeoczyć. Faktura wystawiona w trybie offline trafiła do klienta, ale nie została przesłana do KSeF i nikt tego nie zauważył. Przed takim scenariuszem chroni przede wszystkim monitoring błędów w systemie, który wysyła faktury.

Ile może wynieść kara za wystawienie faktury poza KSeF?

Podstawą jest kwota VAT z konkretnej faktury, a gdy VAT nie jest wykazany — kwota należności ogółem. Poniżej wyliczenie na fakturze o wartości 10 000 zł.

Przy firmie, która wystawia setki dokumentów, skala ryzyka zależy głównie od tego, czy błąd dotyczy jednej faktury, czy powtarza się w całym procesie.

Ocenę ryzyka w Twojej konkretnej sytuacji potwierdź z księgowością lub doradcą podatkowym. CodePort nie doradza w sprawach podatkowych — zajmujemy się stroną techniczną.

Co jeszcze zmienia się 1 stycznia 2027 roku?

Ta data to nie tylko kary. Znikają wtedy trzy udogodnienia z okresu przejściowego i pojawia się nowy obowiązek przy płatnościach.

Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach wymaga przygotowania systemów: numer musi być zapisany przy dokumencie i dostępny dla osoby albo procesu, który przygotowuje płatności. Jeśli paczki przelewów generujesz z własnego systemu lub z eksportu do banku, to miejsce trzeba przygotować z wyprzedzeniem.

Faktury dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, można wystawiać w KSeF dobrowolnie.

Tryb offline24, niedostępność i awaria — ile masz czasu na przesłanie faktury?

Tryby offline to nie luka, tylko przewidziana procedura. Kara grozi dopiero wtedy, gdy przekroczysz termin przesłania faktury albo wystawisz ją niezgodnie ze strukturą.

W trybach offline datą wystawienia faktury jest data wpisana na fakturze przez wystawcę. W trybie offline24 i przy niedostępności KSeF nabywca będący czynnym podatnikiem VAT otrzymuje fakturę z chwilą nadania jej numeru KSeF. W trybie awaryjnym liczy się to, co nastąpi wcześniej: otrzymanie faktury poza KSeF albo nadanie numeru.

Kody QR i certyfikat KSeF

Faktura z trybu offline24, niedostępności lub trybu awaryjnego przekazana nabywcy poza KSeF, zanim trafi do systemu, ma dwa kody QR: „OFFLINE” do weryfikacji faktury i „CERTYFIKAT” do weryfikacji wystawcy. Do drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF do trybu offline.

Faktura, która ma już numer KSeF i jest udostępniana poza systemem, ma jeden kod QR z tym numerem. To wymaganie dotyczy warstwy graficznej dokumentu — jeśli PDF-y generuje Twój własny system, ktoś musi je w nim zaprogramować.

Do kiedy działają tokeny KSeF?

Certyfikaty KSeF można pobierać od 1 listopada 2025 r. Pierwotnie tokeny do logowania w KSeF miały działać do 31 grudnia 2026 r.

We wrześniu 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało w zaktualizowanym podręczniku KSeF 2.0, że tokeny zostaną bezterminowo, a rozporządzenie zostanie zmienione. Na dziś to zapowiedź, nie zmiana przepisów — jeśli Twoja integracja opiera się wyłącznie na tokenie, warto mieć przygotowaną ścieżkę uwierzytelniania certyfikatem.

Certyfikat do trybu offline pozostaje potrzebny niezależnie od losów tokenów, bo bez niego nie oznaczysz faktury kodem „CERTYFIKAT”.

Co musi działać w firmie przed 1 stycznia 2027?

Lista kontrolna, którą warto przejść z księgowością i osobą odpowiedzialną za systemy:

• Faktury, które muszą trafić do KSeF, powstają w KSeF. Od 2027 r. nie ma już wyjątku dla kas rejestrujących ani limitu 10 000 zł, więc faktury z arkusza czy wystawiane „na boku” trzeba przenieść do systemu. Które dokumenty mogą zostać poza KSeF, np. faktury dla konsumentów, potwierdź z księgowością.
• Numer KSeF jest zapisywany przy dokumencie. W systemie sprzedażowym, w ERP i wszędzie tam, skąd generujesz płatności.
• Błędy wysyłki są widoczne. Ktoś lub coś musi zauważyć fakturę, która nie została przyjęta przez KSeF, i ponowić próbę przed upływem terminu.
• Procedura trybu offline jest spisana i przetestowana. Kto wystawia, jak powstają kody QR, kto pilnuje wysyłki po powrocie systemu, gdzie jest certyfikat offline.
• Uprawnienia są nadane. Osoby i systemy, które wystawiają lub pobierają faktury, mają dostęp również wtedy, gdy jedna osoba jest na urlopie.
• Faktury zakupowe trafiają tam, gdzie mają trafiać. Odbiór przez KSeF działa od 1 lutego 2026 r., więc ten element sprawdzisz w praktyce jeszcze w 2026 r.
• Numer KSeF jest podawany w przelewach. Sprawdź, czy Twój sposób generowania płatności w ogóle ma na to pole.

Jeśli część z tych punktów robi dziś człowiek ręcznie, to dobry moment, żeby popatrzeć na to szerzej — przepisywanie danych między systemami i pilnowanie statusów to klasyczny materiał na automatyzację procesów w firmie.

Kiedy wystarczy program do faktur, a kiedy potrzebna jest integracja przez API?

Gotowy moduł wystarczy, gdy faktury wystawiasz w programie do fakturowania albo w ERP z wbudowaną obsługą KSeF. Wtedy zadanie sprowadza się do konfiguracji, uprawnień i przetestowania trybu offline.

Integracja przez API jest potrzebna, gdy faktury powstają we własnym systemie, sklepie lub panelu, przy dużej liczbie zamówień albo przy nietypowym procesie sprzedaży. W takim projekcie trzeba wygenerować dokument w strukturze FA(3) z danych, które już masz, wysłać go, zapisać numer KSeF, obsłużyć błędy i ponowne próby oraz przewidzieć tryb awaryjny. Szczegóły techniczne, harmonogram i to, co przygotować przed startem, opisaliśmy w osobnym tekście o integracji KSeF z własnym systemem, sklepem lub ERP.

Koszt liczymy godzinami × 200 zł netto za programowanie. Przykład: 40 godzin pracy to 8 000 zł netto — to ilustracja, nie oferta; realny zakres zależy od liczby łączonych systemów, jakości dokumentacji API i liczby wyjątków w Twoim procesie sprzedaży.

Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie w Twoim procesie faktury mogą utknąć przed 2027 rokiem, opisz systemy w kreatorze briefu albo zajrzyj na stronę integracji systemów, API i KSeF — bezpłatne widełki i harmonogram dostaniesz w 2–3 dni robocze.