Tryb offline i awaryjny KSeF: co musi obsłużyć Twój system

Tryb awaryjny KSeF to procedura na czas awarii Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów (MF): wystawiasz fakturę elektroniczną w strukturze FA(3), przekazujesz ją nabywcy w uzgodniony sposób i dosyłasz do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Oprócz niego przepisy przewidują jeszcze trzy rozwiązania: tryb offline24, tryb offline przy niedostępności KSeF (np. w czasie prac serwisowych) i awarię całkowitą, w czasie której faktur w ogóle nie dosyła się do KSeF.

Dla Twojego systemu oznacza to konkretną listę zadań: data wystawienia, dwa kody QR i certyfikat offline, kolejka z terminami dosłania, obsługa odrzuceń, numeracja i faktury zakupowe otrzymane poza KSeF. Opieramy się na przepisach i materiałach MF; to nie jest opis wdrożenia u klienta.

Jakie tryby działają, gdy KSeF jest niedostępny?

Przepisy przewidują cztery tryby. Trzy pierwsze MF opisuje jako „w istocie jeden tryb offline”: faktura elektroniczna w strukturze FA(3), dosyłana później do KSeF. Przy awarii całkowitej faktury wystawia się i przekazuje w całości poza KSeF.

• Offline24 nie wymaga dowodu, że internetu nie było. Gdy problem jest po Twojej stronie albo KSeF odpowiada wolno, a MF niczego nie ogłosiło, zostaje offline24 — z najkrótszym terminem.
• Komunikat o utrudnieniach nie oznacza niedostępności ani awarii. Z trybu offline przy niedostępności KSeF i z trybu awaryjnego korzystasz tylko w okresie ogłoszonym przez MF.

BIP to Biuletyn Informacji Publicznej MF, a oprogramowanie interfejsowe KSeF to w praktyce API KSeF (MF odsyła do jego specyfikacji w dokumentacji technicznej API KSeF 2.0).

Skąd system ma wiedzieć, że MF ogłosiło niedostępność lub awarię?

Terminy liczy się od końca ogłoszonego okresu, więc system musi znać daty z komunikatów MF w BIP i w API KSeF. Stan systemu podaje też Latarnia KSeF — niezależny od KSeF, publiczny interfejs MF bez logowania (https://api-latarnia.ksef.mf.gov.pl/), z którym według MF programy księgowe mogą się zintegrować. GET /status zwraca AVAILABLE, MAINTENANCE, FAILURE albo TOTAL_FAILURE, a GET /messages — komunikaty, dostępne jeszcze 30 dni po zakończeniu zdarzenia. Twój system powinien:

• odpytywać Latarnię i pokazywać stan KSeF osobie, która wystawia faktury;
• zapisywać komunikaty (rodzaj, początek, koniec) przy fakturach z danego okresu — dzięki temu będzie wiadomo, dlaczego fakturę wystawiono w danym trybie;
• przełączać tryb dopiero po komunikacie MF, a nie po pierwszym błędzie połączenia — do tego czasu fakturę wystawioną bez połączenia z KSeF traktuj jako wystawioną w trybie offline24.

Jak wystawić fakturę w trybie offline: data, kody QR i certyfikat?

Data wystawienia a północ

W trzech trybach offline datą wystawienia jest data z pola P_1 (data wystawienia w strukturze FA(3)). Fakturę wysłaną jako „online” (offlineMode: false), którą KSeF przyjmie do przetwarzania w dniu późniejszym niż dzień z P_1, traktuje się jak fakturę z trybu offline24 — KSeF sam oznaczy ją jako offline. Za moment przyjęcia KSeF uznaje w sesji interaktywnej przesłanie faktury, a w sesji wsadowej — otwarcie sesji. Reguła dla systemu: fakturę z bieżącą datą w P_1 wyślij przed północą (w sesji wsadowej wystarczy przed północą otworzyć sesję) albo od razu traktuj ją jako fakturę offline24.

Dwa kody QR

Faktura offline przekazywana nabywcy poza KSeF, zanim dostanie numer KSeF, ma dwa kody QR:

• KOD I — dostęp do faktury w KSeF i weryfikacja jej danych, z napisem „OFFLINE”. Link zawiera m.in. NIP sprzedawcy, datę z P_1 i skrót SHA-256 pliku XML.
• KOD II — potwierdzenie tożsamości wystawcy, z napisem „CERTYFIKAT”; link jest podpisany certyfikatem KSeF.

Kody generuje Twój system, lokalnie, za każdym razem, gdy tworzy wizualizację faktury (np. PDF lub wydruk). Gdy faktura ma już numer KSeF, jej wizualizacja przekazywana poza KSeF ma tylko jeden kod QR, z numerem KSeF pod spodem.

KOD I zawiera skrót pliku XML, więc system powinien zapisać plik z chwili wystawienia i dosłać do KSeF właśnie ten plik. Każda zmiana, nawet samej daty wytworzenia pliku, daje inny skrót niż w kodzie, który nabywca już ma. Wyjątkiem jest korekta techniczna, opisana niżej. Budowę linków opisaliśmy w tekście o KSeF API dla programistów.

Certyfikat KSeF do trybu offline

Do wygenerowania KODU II potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 (offline), wydawany osobno od certyfikatu do logowania — jeden certyfikat nie łączy obu zastosowań. Jest ważny najwyżej 2 lata, a unieważnionego nie da się użyć ponownie. Certyfikat wydaje się na osobę albo na firmę. Certyfikat firmowy nie jest powiązany z konkretną osobą, więc odpowiada za niego firma: według MF powinna rejestrować, kto go pobrał, komu go przekazano, kto go używał i kiedy go unieważniono. System potrzebuje dostępu do klucza prywatnego, którym podpisuje KOD II, i powinien ostrzegać przed upływem ważności certyfikatu.

Komu i jak przekazać fakturę przed nadaniem numeru KSeF?

Potwierdzenie transakcji to dobrowolny dokument, który nie jest fakturą. Zawiera dane stron, numer faktury (P_2), kwotę należności ogółem (P_15) i dwa kody QR z napisami „sprawdź fakturę w KSeF” i „zweryfikuj wystawcę faktury” nad nimi. Dzięki niemu nabywca sprawdzi m.in., czy faktura została już dosłana do KSeF. W sklepie czy na stacji paliw (przykłady MF) system powinien drukować je według osobnego szablonu.

Od trybu zależy też data otrzymania faktury przez nabywcę. W trybie offline24 i w okresie niedostępności KSeF podatnik VAT (czynny lub zwolniony) otrzymuje fakturę w dniu nadania jej numeru KSeF. W trybie awaryjnym datą otrzymania jest dzień faktycznego otrzymania faktury, a jeśli numer KSeF nadano wcześniej — dzień nadania numeru. Dla nabywców z art. 106gb ust. 4, którym przekazano fakturę poza KSeF, datą otrzymania jest dzień jej faktycznego otrzymania.

Uwaga: zasadę „tylko przez KSeF” przy niedostępności podaje MF; art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT nie odsyła obecnie wprost do art. 106nda ust. 3. Rządowy projekt ustawy (druk nr 3245), który jest w Sejmie (stan na 29 października 2026 r.), ma poprawić to odesłanie „w związku z błędem legislacyjnym”.

Jak pilnować terminu dosłania faktur do KSeF?

Każda faktura offline trafia do kolejki z trybem i terminem liczonym od właściwego zdarzenia:

• Offline24. Następny dzień roboczy po dniu wystawienia.
• Niedostępność. Następny dzień roboczy po dniu jej zakończenia.
• Awaria w trakcie. Jeśli MF ogłosi awarię, zanim wyślesz fakturę wystawioną w trybie offline24 albo w okresie niedostępności KSeF, masz 7 dni roboczych od zakończenia tej awarii. Gdy w tych 7 dniach MF ogłosi kolejną awarię, termin liczy się od zakończenia tej kolejnej.
• Awaria całkowita. Gdy MF ogłosi ją, zanim faktura trafi do KSeF (przy niedostępności i trybie awaryjnym — przed upływem terminu dosłania), faktur nie trzeba już dosyłać: ustawa wprost wyłącza obowiązek przesłania (art. 106nha pkt 2, art. 106nh ust. 3 pkt 2, art. 106nf ust. 7). System musi umieć wyłączyć takie faktury z wysyłki.

Przy dosyłaniu deklaruje się tryb OFFLINE (offlineMode: true); wysyłający musi być uwierzytelniony i mieć uprawnienie do wystawiania faktur. Fakturę korygującą wystawioną w trybie offline24 też trzeba dosłać niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Kolejka powinna mieć:

• termin przy każdej fakturze i powiadomienie do osoby odpowiedzialnej, zanim minie;
• automatyczne ponawianie z tym samym, zapisanym plikiem XML;
• raport faktur bez numeru KSeF na koniec dnia;
• blokadę edycji faktury czekającej na wysyłkę — zmiana treści to korekta, wystawiana po nadaniu numeru.

Faktura z trybu offline24, z okresu niedostępności albo z trybu awaryjnego niedosłana w terminie to jedna z trzech sytuacji, za które grożą kary — opisaliśmy je w tekście o karach za KSeF od 2027 roku. Według obecnych przepisów kary stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt ustawy, który ma je odroczyć do końca 2027 r. (kary od 1 stycznia 2028 r.). Stan na 29 października 2026 r.: projekt jest w Sejmie (druk nr 3245), po pierwszym czytaniu 21 października 2026 r. skierowano go do komisji; ustawa nie została uchwalona. Dopóki nowelizacja nie przejdzie przez Sejm i Senat, nie zostanie podpisana przez Prezydenta, opublikowana w Dzienniku Ustaw i nie wejdzie w życie, obowiązują obecne przepisy, a sam obowiązek KSeF się nie zmienia.

Jak obsługa błędów i trybu awaryjnego wpisuje się w cały projekt, od przeglądu systemów po wdrożenie, opisaliśmy w tekście o integracji KSeF z własnym systemem, sklepem lub ERP.

Co zrobić, gdy KSeF odrzuci dosyłaną fakturę offline?

Faktura offline mogła już trafić do nabywcy, a KSeF przy dosłaniu jej nie przyjmuje, np. z powodu niezgodności ze schematem. Na ten przypadek MF przewidziało korektę techniczną: ponowne przesłanie poprawionego pliku XML bez zmiany treści faktury.

• Dla błędów technicznych: niezgodność ze schematem, przekroczony rozmiar pliku, duplikat albo inny błąd walidacji technicznej, przez który faktura nie dostała numeru KSeF. Nie dotyczy braku uprawnień podmiotów z faktury (np. samofakturowanie, jednostki samorządu terytorialnego, grupy VAT) i nie jest dozwolona, gdy przyjęto już inną prawidłową korektę (kody błędów 21166 i 21167).
• Tylko w sesji interaktywnej. Dotyczy faktur odrzuconych w obu rodzajach sesji, ale wysyła się ją wyłącznie interaktywnie, z offlineMode: true i polem hashOfCorrectedInvoice, czyli skrótem SHA-256 odrzuconego pliku.
• Stary kod QR dalej działa. KSeF wiąże poprawioną fakturę z pierwotną, więc KOD I z pierwszej wersji prowadzi do faktury poprawionej.

System potrzebuje więc zapisanego skrótu każdego wysłanego pliku, rozróżnienia błędów technicznych i błędów uprawnień (te drugie musi obsłużyć pracownik) oraz wysyłki w sesji interaktywnej. Źródła MF, które przejrzeliśmy, nie mówią wprost, czy korektę techniczną trzeba wysłać w terminie dosłania właściwym dla danego trybu, dlatego system powinien od razu pokazywać odrzucenie osobie odpowiedzialnej za kolejkę.

Numeracja, duplikaty i korekty: czego pilnować przy fakturach offline?

• Numer unikalny w obrębie NIP. KSeF odrzuca plik jako duplikat (kod 440), gdy NIP sprzedawcy, numer faktury (P_2) i rodzaj faktury są takie same jak w fakturze już przyjętej, i pilnuje tego przez 10 lat. Oddziały i inne jednostki, które wystawiają faktury w imieniu tej samej firmy (z tym samym NIP sprzedawcy), muszą uzgodnić zasady numeracji — w trybie offline działają bez kontaktu z KSeF. Przy ponowieniu wysyłki po zerwanym połączeniu kod 440 może oznaczać, że pierwsza próba się udała.
• Kolejność numerów. Przyjęcie faktur przez KSeF w innej kolejności, niż wynika z numeracji, np. po odrzuceniu pliku, nie jest powodem odrzucenia faktury ani wystawienia faktury korygującej poprawiającej numer, jeśli przy przygotowaniu plików XML zachowano numerację narastającą.
• Zaginiona faktura. Jeśli faktura z offline24 lub z okresu niedostępności, przekazana poza KSeF nabywcy z art. 106gb ust. 4, zaginie lub ulegnie zniszczeniu przed przesłaniem jej do KSeF, wystawia się ją ponownie zgodnie z jej danymi; ponownie wystawiona faktura może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”. W trybie awaryjnym sprzedawca może też na wniosek nabywcy udostępnić ponownie tę samą fakturę, jeśli nie trafiła jeszcze do KSeF — system powinien więc móc ponownie udostępnić zapisany plik.
• Korekty dopiero po numerze. Korektę faktury z trybów offline wystawia się po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF i podaje w niej ten numer.

Jak odebrać fakturę zakupową wystawioną w trybie awaryjnym KSeF?

W trybie awaryjnym dostawca może przekazać Ci fakturę poza KSeF, jako PDF albo wydruk z kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”; po dosłaniu dostaje ona numer KSeF i sprzedawca nie musi przekazywać jej ponownie. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc program zakupowy musi sam go odpytywać. Powinien też:

• przyjąć fakturę spoza KSeF z oznaczeniem „czeka na numer KSeF” i nie zaksięgować jej drugi raz, gdy pojawi się w KSeF;
• dopasować ją automatycznie do faktury z KSeF po skrócie SHA-256 pliku: KOD I zawiera go w formacie Base64URL, a metadane faktury w KSeF — w Base64 (invoiceHash), obok trybu (Offline) i, po korekcie technicznej, skrótu pierwotnego pliku (hashOfCorrectedInvoice); pomocniczo po NIP sprzedawcy, numerze i dacie;
• ustalić datę otrzymania według zasad opisanych wyżej. Przykład z podręcznika MF (opisana w nim awaria jest hipotetyczna): faktura wystawiona w czasie awarii 6 listopada 2026 r. otrzymała numer KSeF 12 listopada, a wydruk dotarł do nabywcy pocztą 13 listopada, więc datą otrzymania jest 12 listopada 2026 r.;
• nie blokować płatności za fakturę z trybu awaryjnego — od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, płacąc przelewem innemu czynnemu podatnikowi, podaje numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). Obowiązek obejmuje faktury ustrukturyzowane oraz z offline24 i z okresu niedostępności (z wyjątkiem niewprowadzonych do KSeF w związku z komunikatem o awarii), ale według MF nie dotyczy faktur z trybu awaryjnego (art. 106nf). System powinien więc rozróżniać tryb faktury i nie wstrzymywać przelewu tylko dlatego, że faktura z trybu awaryjnego nie ma jeszcze numeru KSeF.

Pozostałe etapy odbioru faktur zakupowych opisaliśmy w tekście o imporcie faktur zakupowych z KSeF.

Jak sprawdzić, czy Twój system i procedura są gotowe?

Procedurę spisz, zanim będzie potrzebna. Powinna określać co najmniej:

• kto decyduje o przejściu w tryb i kto sprawdza komunikaty MF lub Latarnię;
• gdzie jest certyfikat offline, kto go używa i kiedy wygasa;
• kto pilnuje kolejki po przywróceniu działania KSeF i dostaje powiadomienie przed terminem;
• szablon na awarię całkowitą — faktura papierowa lub elektroniczna, która nie musi mieć struktury FA(3), bez kodów QR i poza kolejką wysyłki;
• uzgodnione kanały dla nabywców na tryb awaryjny.

Testuj w środowisku testowym KSeF (ma własny adres kodów QR; Latarnia też ma środowisko testowe): fakturę z datą z poprzedniego dnia, PDF z dwoma kodami, dosłanie, odrzucony plik i korektę techniczną, ponowienie z kodem 440, reakcję na każdy stan Latarni. Dostawcę gotowego programu zapytaj, czy obsługuje to wszystko.

Jeśli faktury powstają we własnym systemie, sklepie lub ERP, obsługa trybu awaryjnego należy do zakresu integracji z KSeF. Koszt to liczba godzin razy 200 zł netto. Orientacyjnie: wysyłka faktur do KSeF — 24 – 60 godzin, czyli 4 800 – 12 000 zł netto; odbiór faktur zakupowych, liczony razem z połączeniem z KSeF — 38 – 100 godzin, czyli 7 600 – 20 000 zł netto; pełny odbiór z drugim kanałem na faktury spoza KSeF i archiwum — 78 – 202 godziny, czyli 15 600 – 40 400 zł netto. Wysyłka i odbiór to jeden projekt (wspólne uwierzytelnienie i obsługa błędów); do całości trzeba doliczyć od 12 do 24 godzin na architekturę, logi i wdrożenie. To ilustracja, nie oferta: orientacyjne widełki pokaże kalkulator wyceny, a konkretne podajemy w 2 – 3 dni robocze po przejrzeniu systemów. Pełne prawa majątkowe do kodu i projektu przekazujemy po odbiorze wszystkich etapów i opłaceniu faktur.

CodePort nie doradza w sprawach podatkowych. Zakres obowiązków Twojej firmy potwierdź z księgowością, a my zajmiemy się stroną techniczną.