KSeF: import af købsfakturaer til dit eget system

KSeF, Polens nationale e-fakturasystem, omtales mest i forbindelse med at udstede fakturaer, men den første pligt, der ramte alle, ligger på den anden side: fra 1. februar 2026 modtager hver virksomhed fakturaer i KSeF. En faktura anses for modtaget den dag, den får tildelt sit KSeF-nummer — uanset om nogen loggede ind i systemet den dag. Denne tekst handler om KSeF-fakturaimport: hvordan du automatisk trækker fakturaerne ind i dit eget system, og hvad det koster.

Hvornår skal man modtage fakturaer i KSeF

Tidsplanen for udstedelse er trinvis, men modtagelsen gælder alle fra samme dato:

Frem til udgangen af 2026 er der ingen sanktioner. Fra 1. januar 2027 kan en faktura udstedt uden for KSeF udløse en bøde på op til 100 % af momsbeløbet på fakturaen, og ved fakturaer uden moms op til 18,7 % af bruttobeløbet — detaljerne har vi beskrevet i artiklen sanktioner for KSeF fra 2027. På købssiden er der ingen sanktioner, men der er noget, der gør mere ondt i hverdagen: en faktura, som ingen kender til.

Hvorfor datoen for KSeF-nummeret ændrer bogholderiets arbejde

Reglen er kort: en struktureret faktura anses for modtaget den dag, den får tildelt sit KSeF-nummer. Ikke den dag, hvor nogen hentede, printede eller videresendte den på mail.

I praksis betyder det tre ting. For det første starter fristernes ur uden din virksomheds medvirken. For det andet: hvis én person henter fakturaerne en gang om ugen, kommer en del af dokumenterne ind i arbejdsgangen med en forsinkelse, som ingen rapport viser. For det tredje — og det er det hyppigste problem i små virksomheder — stopper hele strømmen af købsfakturaer, når netop den person er fraværende.

Automatisk import er derfor ikke en bekvemmelighed, men en måde at sikre, at datoen i systemet stemmer med datoen i KSeF.

Tre veje: manuelt, modul i programmet, egen import

• Manuelt i skatteyderapplikationen (Aplikacja Podatnika) — ingen implementeringsomkostninger, men nogen skal logge ind, filtrere og hente. Giver mening ved nogle få købsfakturaer om måneden.
• Færdigt modul i bogføringsprogrammet — hvis dit program har import fra KSeF og understøtter dine tilfælde, er det den billigste vej. Det er værd at tjekke, før du begynder at tale om en egen løsning.
• Egen import via API — nødvendig, når fakturaerne skal ind i et system, som ingen integrerer for dig: et eget ERP, et projektsystem eller en app, hvor I afregner opgaver. Hvornår et færdigt program er nok, og hvornår der skal en integration til, har vi beskrevet i artiklen integration af KSeF med eget system, webshop eller ERP.

Denne artikel handler om den tredje vej — og om det, man ikke ser ved første øjekast.

Sådan fungerer automatisk hentning

Set fra virksomhedens side er det fire trin, som programmet selv udfører:

• Autentificering — med et KSeF-certifikat eller et token. Tokens skulle efter planen fungere frem til udgangen af 2026, men det polske finansministerium har besluttet at bevare dem på ubestemt tid, så begge metoder består.
• Hentning af fakturalisten for en valgt periode — det er på den liste, den faktura dukker op, som endnu ingen i virksomheden har set.
• Hentning af dokumenterne og lagring af KSeF-nummeret — nummeret er fakturaens identifikator i systemet, og det er ud fra det, vi genkender dubletter og knytter kreditnotaer til den oprindelige faktura.
• Lagring i virksomhedens system sammen med datoen for nummertildelingen, beløbene, samhandelspartneren og kildefilen.

Den tekniske del er forudsigelig. Hele vanskeligheden — og størstedelen af timerne — ligger i det, der sker med fakturaen efter hentningen.

Hvad importen skal kunne, så den ikke bliver endnu et manuelt arbejde

En import, der bare henter filer ned i en mappe, flytter arbejdet i stedet for at fjerne det. Her er listen over det, vi spørger om ved et prisoverslag:

• Matchning til samhandelspartner og ordre — ud fra momsnummer (NIP) og ordrenummer. Uden det leder nogen stadig manuelt efter, hvad fakturaen vedrører.
• Dubletter — den samme faktura må ikke komme ind to gange, når importen køres igen. Vi genkender den på KSeF-nummeret.
• Kreditnotaer — en korrektionsfaktura udstedt i KSeF indeholder KSeF-nummeret på den korrigerede faktura, så programmet kan selv sammenkæde dem i stedet for at overlade det til et menneske.
• Bilag — for at modtage dem skal du ikke anmelde noget; anmeldelsen i e-Skattekontoret (e-Urząd Skarbowy) indgives af udstederen. Hos dig skal de kun gemmes og vises sammen med fakturaen.
• Fakturaer uden for KSeF — udenlandske leverandører udsteder ikke i KSeF. Der skal en anden kanal til, oftest en e-mailpostkasse, hvorfra dokumenterne havner samme sted.
• Godkendelsesflow — hvem godkender købet og i hvilken rækkefølge; uden det venter fakturaen i systemet, præcis som den ventede i indbakken.
• Fejlnotifikationer — når hentningen holder op med at virke, skal virksomheden få det at vide, ikke leverandøren en måned senere.
• Offline-tilstand og nedbrud — en faktura, der er sendt uden om systemet, havner i KSeF senere; importen skal så genkende den og ikke gemme den to gange.

Hvad koster import af købsfakturaer

Vi regner i timer: en udviklertime koster 46 € ekskl. moms. Blokkene ser sådan ud:

Eurobeløb er omregnet til NBP's midtkurs den 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) og afrundet. Vi fakturerer i PLN.

De tre hyppigste pakker:

• Kun import til systemet (forbindelse, matchning, kreditnotaer) — 38 – 100 timer, altså 1.750–4.600 € ekskl. moms.
• Import med godkendelsesflow og notifikationer — 58 – 152 timer, altså 2.650–7.000 € ekskl. moms.
• Den fulde pakke inklusive bilag, anden kanal og arkiv — 78 – 202 timer, altså 3.600–9.300 € ekskl. moms.

Hvis du samtidig har brug for at udstede fakturaer i KSeF, så regn det som ét projekt — autentificering og fejlhåndtering er fælles. Prisintervaller for helheden og for andre integrationer har vi samlet i artiklen hvad koster automatisering og integration.

Hvor lang tid tager det

• kun import til systemet — 3 – 6 uger;
• import med godkendelsesflow — 4 – 8 uger;
• den fulde pakke — 5 – 10 uger.

Den første uge er som regel ikke kode, men et kort: hvor kommer købsfakturaerne fra i dag, hvem godkender dem, hvor havner de, og hvad sker der med dem uden for KSeF. Først derefter kan man se, om projektet er lille eller stort.

Hvad du ikke skal gøre

• Lad være med at udskyde det til slutningen af 2026. Modtagelsen fungerer fra februar 2026, så importen kan i ro og mag testes på rigtige fakturaer, inden sanktionerne på salgssiden træder i kraft 1. januar 2027.
• Byg ikke endnu et sted til de samme data. Hvis fakturaerne lander i et separat panel, som ingen åbner, er vi tilbage ved udgangspunktet.
• Byg ikke på én person og en kalender. „Kasia henter dem hver mandag“ holder til den første ferie.
• Spring ikke fejlnotifikationerne over. En import uden alarm går i stykker i stilhed — du opdager det, når rykkeren kommer.

Sådan forbereder du dig til prisoverslaget

Inden samtalen er det værd at samle:

• hvor mange købsfakturaer der kommer ind om måneden, og hvor mange faste leverandører I har;
• hvilket system de skal ind i (bogføringsprogram, ERP, egen app), og om det har et API;
• hvem der godkender indkøb, og om rækkefølgen afhænger af beløb eller afdeling;
• hvor mange leverandører der er uden for Polen — det er dem, der afgør den anden kanal;
• om I også har brug for at udstede fakturaer i KSeF, eller indtil videre kun at modtage;
• hvem hos jer har administratoradgang til målsystemet.

For at få et vejledende beløb skal du i prisberegneren vælge „Systemintegration“ og markere KSeF — prisinterval og tidsramme ser du med det samme, uden at oplyse din e-mail. Omfanget af arbejdet med forbindelser og automatisering har vi også beskrevet på siderne systemintegration og procesautomatisering, og detaljerne i din sag kan du beskrive i projektbriefen.