Beim KSeF wird meist über das Ausstellen von Rechnungen gesprochen, doch die erste Pflicht, die alle betrifft, liegt auf der anderen Seite: ab 1. Februar 2026 empfängt jedes Unternehmen seine Rechnungen im KSeF, dem polnischen E-Rechnungssystem. Eine Rechnung gilt an dem Tag als erhalten, an dem ihr die KSeF-Nummer zugewiesen wird — unabhängig davon, ob sich an diesem Tag jemand im System angemeldet hat. Dieser Text beschreibt, wie der KSeF-Rechnungsimport ins eigene System automatisch läuft und was er kostet.
Ab wann Rechnungen im KSeF empfangen werden müssen
Der Zeitplan für das Ausstellen ist gestaffelt, das Empfangen gilt dagegen für alle ab demselben Datum:
| Datum | Für wen es gilt |
|---|---|
| 1. Februar 2026 | Alle Unternehmen empfangen ihre Rechnungen im KSeF — unabhängig von der Höhe des Umsatzes |
| 1. Februar 2026 | Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit einem Umsatz über 200 Mio. zł im Jahr 2024 |
| 1. April 2026 | Pflicht zum Ausstellen für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen |
| 1. Januar 2027 | Kleinste Unternehmen sowie Ende des sanktionsfreien Zeitraums |
Bis Ende 2026 gibt es keine Sanktionen. Ab 1. Januar 2027 droht für eine außerhalb des KSeF ausgestellte Rechnung eine Strafe von bis zu 100 % des Umsatzsteuerbetrags der Rechnung, bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer bis zu 18,7 % des Bruttobetrags — die Details haben wir im Artikel Strafen beim KSeF ab 2027 beschrieben. Auf der Einkaufsseite gibt es keine Sanktionen, dafür aber etwas, das im Alltag härter trifft: eine Rechnung, von der niemand weiß.
Warum das Datum der KSeF-Nummer die Arbeit der Buchhaltung verändert
Die Regel ist kurz: eine strukturierte Rechnung gilt an dem Tag als erhalten, an dem ihr die KSeF-Nummer zugewiesen wird. Nicht an dem Tag, an dem sie jemand heruntergeladen, ausgedruckt oder per E-Mail weitergeleitet hat.
In der Praxis bedeutet das drei Dinge. Erstens: Die Fristen laufen ohne Zutun Ihres Unternehmens an. Zweitens: Wenn eine einzige Person die Rechnungen einmal pro Woche abruft, gelangt ein Teil der Belege mit einer Verzögerung in den Umlauf, die in keinem Bericht sichtbar ist. Drittens — und das ist das häufigste Problem in kleinen Unternehmen — stoppt die Abwesenheit dieser einen Person den gesamten Eingangsrechnungsfluss.
Der automatische Import ist also keine Bequemlichkeit, sondern der Weg dazu, dass das Datum im System mit dem Datum im KSeF übereinstimmt.
Drei Wege: manuell, Modul im Programm, eigener Import
- Manuell in der Steuerzahler-App des KSeF (Aplikacja Podatnika) — keine Einführungskosten, aber jemand muss sich einloggen, filtern und herunterladen. Sinnvoll bei einigen Eingangsrechnungen pro Monat.
- Fertiges Modul im Buchhaltungsprogramm — wenn Ihr Programm einen KSeF-Import hat und Ihre Fälle abdeckt, ist das der günstigste Weg. Das sollten Sie prüfen, bevor Sie über eine eigene Lösung sprechen.
- Eigener Import über die API — nötig, wenn die Rechnungen in ein System gelangen sollen, das niemand für Sie integriert: ein eigenes ERP, ein Projektsystem, eine Anwendung, in der Sie Aufträge abrechnen. Wann ein fertiges Programm genügt und wann eine Schnittstelle nötig ist, haben wir im Artikel KSeF-Integration mit eigenem System, Shop oder ERP aufgeschlüsselt.
Dieser Artikel behandelt den dritten Weg — und das, was man daran auf den ersten Blick nicht sieht.
Wie der automatische Abruf funktioniert
Aus Sicht des Unternehmens sind es vier Schritte, die das Programm selbst ausführt:
- Authentifizierung — mit KSeF-Zertifikat oder Token. Die Tokens sollten nur bis Ende 2026 funktionieren, das polnische Finanzministerium hat jedoch entschieden, sie unbefristet beizubehalten, sodass beide Wege bleiben.
- Abruf der Rechnungsliste für einen angegebenen Zeitraum — auf dieser Liste erscheint die Rechnung, die im Unternehmen noch niemand gesehen hat.
- Abruf der Belege und Speichern der KSeF-Nummer — die Nummer ist die Kennung der Rechnung im System; daran erkennen wir Duplikate und verknüpfen Korrekturrechnungen mit der ursprünglichen Rechnung.
- Speichern im System des Unternehmens samt Datum der Nummernzuweisung, Beträgen, Geschäftspartner und Quelldatei.
Der technische Teil ist vorhersehbar. Die ganze Schwierigkeit — und der Großteil der Stunden — liegt darin, was mit der Rechnung nach dem Abruf passiert.
Was der Import können muss, damit er keine zweite Handarbeit wird
Ein Import, der die Dateien nur in einen Ordner lädt, verschiebt die Arbeit, statt sie zu verringern. Die Liste der Punkte, die wir bei der Kostenschätzung abfragen:
- Zuordnung zu Geschäftspartner und Bestellung — über die Steuernummer (NIP) und die Bestellnummer. Ohne das sucht weiterhin jemand manuell, worauf sich die Rechnung bezieht.
- Duplikate — dieselbe Rechnung darf nach einem erneuten Lauf des Imports nicht zweimal ankommen. Wir erkennen sie an der KSeF-Nummer.
- Korrekturrechnungen — eine im KSeF ausgestellte Korrekturrechnung enthält die KSeF-Nummer der korrigierten Rechnung, das Programm kann beide also selbst verknüpfen, statt das einem Menschen zu überlassen.
- Anhänge — um sie zu empfangen, ist keine Meldung nötig; die Meldung im e-Urząd Skarbowy (Online-Portal der polnischen Finanzverwaltung) gibt der Aussteller ab. Auf Ihrer Seite müssen sie nur gespeichert und gemeinsam mit der Rechnung angezeigt werden.
- Rechnungen außerhalb des KSeF — ausländische Lieferanten stellen nicht im KSeF aus. Nötig ist ein zweiter Kanal, meist ein E-Mail-Postfach, aus dem die Belege an dieselbe Stelle gelangen.
- Freigabeprozess — wer den Einkauf freigibt und in welcher Reihenfolge; ohne das wartet die Rechnung im System genauso, wie sie zuvor im Postfach gewartet hat.
- Fehlerbenachrichtigungen — wenn der Abruf nicht mehr funktioniert, soll das Unternehmen davon erfahren und nicht der Geschäftspartner einen Monat später.
- Offline-Modus und Störungen — eine außerhalb des Systems übermittelte Rechnung gelangt später ins KSeF; der Import muss sie dann erkennen und nicht ein zweites Mal speichern.
Was der Import von Eingangsrechnungen kostet
Wir rechnen in Stunden: der Stundensatz für die Entwicklung beträgt 46 € netto pro Stunde. Die Blöcke sehen so aus:
Euro-Beträge umgerechnet zum NBP-Mittelkurs vom 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) und gerundet. Die Abrechnung erfolgt in PLN.
| Baustein | Stunden | Kosten netto |
|---|---|---|
| Verbindung zum KSeF: Authentifizierung, Abruf, Speichern der KSeF-Nummer, Wiederholungsversuche und Logs | 24 – 60 h | 1.100–2.750 € |
| Zuordnung zu Geschäftspartner und Bestellung | 8 – 24 h | 370–1.100 € |
| Verarbeitung von Korrekturrechnungen und Verknüpfung mit der ursprünglichen Rechnung | 6 – 16 h | 280–740 € |
| Rechnungsanhänge | 4 – 10 h | 180–460 € |
| Zweiter Kanal für Rechnungen außerhalb des KSeF | 8 – 20 h | 370–920 € |
| Freigabeprozess für Einkäufe | 14 – 34 h | 640–1.560 € |
| Benachrichtigungen über neue Rechnungen und über Fehler | 6 – 18 h | 280–830 € |
| Archiv und Suche in den Rechnungen | 8 – 20 h | 370–920 € |
Die drei häufigsten Pakete:
- Nur der Import ins System (Verbindung, Zuordnung, Korrekturrechnungen) — 38 – 100 Stunden, also 1.750–4.600 € netto.
- Import mit Freigabeprozess und Benachrichtigungen — 58 – 152 Stunden, also 2.650–7.000 € netto.
- Das vollständige Paket samt Anhängen, zweitem Kanal und Archiv — 78 – 202 Stunden, also 3.600–9.300 € netto.
Wenn Sie parallel auch das Ausstellen von Rechnungen im KSeF benötigen, rechnen Sie das als ein Projekt — Authentifizierung und Fehlerbehandlung sind dieselben. Die Preisspannen für das Gesamtpaket und für weitere Schnittstellen haben wir im Artikel Was Automatisierung und Systemintegration kosten zusammengestellt.
Wie lange es dauert
- nur der Import ins System — 3 – 6 Wochen;
- Import mit Freigabeprozess — 4 – 8 Wochen;
- vollständiges Paket — 5 – 10 Wochen.
Die erste Woche ist meist kein Code, sondern eine Landkarte: woher die Eingangsrechnungen heute kommen, wer sie freigibt, wo sie landen und was mit denen außerhalb des KSeF passiert. Erst danach zeigt sich, ob das Projekt klein oder groß ist.
Was Sie nicht tun sollten
- Das Thema nicht auf Ende 2026 verschieben. Das Empfangen läuft ab Februar 2026, der Import lässt sich also in Ruhe mit echten Rechnungen testen, bevor am 1. Januar 2027 die Sanktionen auf der Verkaufsseite gelten.
- Keinen zweiten Ort für dieselben Daten aufbauen. Wenn die Rechnungen in einem separaten Panel landen, das niemand öffnet, sind wir wieder am Anfang.
- Sich nicht auf eine Person und einen Kalender verlassen. „Frau Kasia lädt jeden Montag herunter“ funktioniert bis zum ersten Urlaub.
- Fehlerbenachrichtigungen nicht auslassen. Ein Import ohne Alarm fällt leise aus — Sie erfahren es aus der Zahlungserinnerung.
So bereiten Sie sich auf die Kostenschätzung vor
Vor dem Gespräch lohnt es sich, Folgendes zusammenzutragen:
- wie viele Eingangsrechnungen monatlich eingehen und wie viele feste Lieferanten Sie haben;
- in welches System sie gelangen sollen (Buchhaltungsprogramm, ERP, eigene Anwendung) und ob dieses eine API hat;
- wer Einkäufe freigibt und ob die Reihenfolge vom Betrag oder von der Abteilung abhängt;
- wie viele Lieferanten außerhalb Polens sitzen — sie bestimmen den zweiten Kanal;
- ob Sie auch das Ausstellen von Rechnungen im KSeF benötigen oder zunächst nur das Empfangen;
- wer auf Unternehmensseite administrativen Zugang zum Zielsystem hat.
Für einen Richtwert wählen Sie im Kostenrechner „Systemintegration“ und markieren KSeF — Preisspanne und Termin sehen Sie sofort, ohne Angabe einer E-Mail-Adresse. Den Leistungsumfang bei Schnittstellen und Automatisierung beschreiben wir außerdem auf den Seiten Systemintegration und Prozessautomatisierung; die Details Ihres Falls können Sie im Projektbriefing schildern.
Häufige Fragen
Ab wann müssen Rechnungen im KSeF empfangen werden?
Ab 1. Februar 2026 gilt die Pflicht, Rechnungen im KSeF zu empfangen, für alle steuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Das Ausstellen kommt in Etappen: ab 1. Februar 2026 für Unternehmen mit einem Umsatz über 200 Mio. zł im Jahr 2024, ab 1. April 2026 für die übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und ab 1. Januar 2027 für die kleinsten Unternehmen.
Wann gilt eine Rechnung als erhalten?
Eine strukturierte Rechnung gilt an dem Tag als erhalten, an dem ihr die KSeF-Nummer zugewiesen wird. Das Datum hängt nicht davon ab, wann jemand im Unternehmen ins System schaut — bei manuellem Abruf hat man daher leicht eine zwei Wochen alte Rechnung vor sich und weniger Zeit für die Zahlung.
Lassen sich Eingangsrechnungen automatisch abrufen?
Ja. Das KSeF stellt eine API bereit, über die das System des Unternehmens die Rechnungen selbst abruft. Die Authentifizierung erfolgt mit KSeF-Zertifikat oder Token — die Tokens sollten nur bis Ende 2026 funktionieren, das polnische Finanzministerium hat jedoch entschieden, sie unbefristet beizubehalten.
Was ist mit Rechnungen, die nicht im KSeF sind?
Rechnungen von ausländischen Lieferanten unterliegen dem KSeF nicht, sie kommen also weiterhin per E-Mail oder aus dem Lieferantenportal. Der Import muss so gestaltet sein, dass diese Belege an dieselbe Stelle gelangen, sonst führt das Unternehmen zwei getrennte Aufzeichnungen über Einkäufe.
Muss man etwas melden, um Rechnungen mit Anhängen zu empfangen?
Nein. Das Empfangen von Rechnungen mit Anhängen erfordert keine Meldung — die Meldung im e-Urząd Skarbowy gibt der Aussteller ab, der solche Rechnungen versenden möchte.
Was kostet der Import von Eingangsrechnungen aus dem KSeF?
Die Verbindung zum KSeF samt Abruf und Speichern der KSeF-Nummer allein umfasst 24 – 60 Stunden, also 1.100–2.750 € netto. Mit der Zuordnung der Rechnungen zu Geschäftspartnern und Bestellungen sowie der Verarbeitung von Korrekturrechnungen kommen 38 – 100 Stunden zusammen, also 1.750–4.600 € netto, und mit Freigabeprozess und Benachrichtigungen 58 – 152 Stunden, also 2.650–7.000 € netto.