Was ein CRM-System kostet, hängt davon ab, welchen Weg Sie wählen. Ein CRM im Abo ist eine monatliche Gebühr, meist pro Nutzer – Sie kaufen kein Werkzeug, Sie kaufen Zugang. Ein CRM individuell entwickeln zu lassen bedeutet einmalige Entwicklungskosten, die in Stunden gerechnet werden: Eine einfache Anwendung mit Benutzerkonten, Modulen und Administrationsbereich liegt bei uns in der Preisspanne von 4.150–10.400 € netto, ein umfangreiches System mit vielen Rollen und Schnittstellen beginnt bei etwa 23.000 € netto. Für einen typischen Vertriebsprozess reicht das Abo in der Regel aus und ist günstiger.
Euro-Beträge umgerechnet zum NBP-Mittelkurs vom 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) und gerundet. Die Abrechnung erfolgt in PLN.
Was ist ein CRM-System – einfach erklärt
Ein CRM ist der Ort, an dem Sie alles ablegen, was Sie über einen Kunden wissen: Kontaktdaten, Gesprächs- und E-Mail-Historie, die Phase im Vertriebstrichter, Aufgaben der Vertriebsmitarbeiter und Auswertungen über all das. Statt fünf Tabellen und einem Postfach haben Sie eine Datenbasis, auf die jeder im Team entsprechend seiner Rolle zugreift.
Technisch ist ein CRM das Lehrbuchbeispiel einer Webanwendung: Benutzerkonten, Berechtigungen, Datenmodule, Administrationsbereich und Auswertungen. Deshalb wird es genauso kalkuliert wie jedes andere Panel – nach Stunden, nicht nach der Zahl der „Lizenzen“.
Was kostet ein CRM im Abo?
Preise einzelner Anbieter nennen wir hier nicht – Preislisten ändern sich, und wir wollen keine Zahlen wiederholen, die wir nicht überprüfen können. Wichtig ist aber, die Mechanik zu verstehen, denn sie entscheidet über die Rechnung nach drei Jahren:
- Sie zahlen monatlich oder jährlich, meist pro Nutzer – die Kosten wachsen mit dem Team,
- der Funktionsumfang hängt vom gewählten Tarif ab – prüfen Sie, in welchem Tarif die Auswertungen, Automatisierungen und der API-Zugang enthalten sind, die Sie brauchen,
- manche Zusatzmodule werden separat berechnet – rechnen Sie sie mit ein,
- Sie sind nicht Eigentümer des Werkzeugs. Nach der Kündigung bleiben Ihnen allenfalls die exportierten Daten.
Die Formel, mit der Sie das selbst berechnen
Rufen Sie die Preisliste des Anbieters auf, der Sie interessiert, und setzen Sie die Zahlen ein:
Anzahl der Nutzer × Tarifpreis pro Nutzer und Monat × 12 × Anzahl der Jahre + Zusatzmodule = Abokosten
Rechnen Sie zwei Varianten: das heutige Team und das Team nach dem geplanten Wachstum. Erst das zweite Ergebnis lohnt den Vergleich mit den einmaligen Kosten eines eigenen Systems.
Was kostet ein individuell entwickeltes CRM-System?
Bei uns gilt: Stunden × Stundensatz – Entwicklung 46 €/h netto, Design 35 €/h netto. Es gibt keine Gebühr pro Nutzer, keine Lizenzen und kein Zugangsabo – nach der Abrechnung des Projekts erhalten Sie die vollständigen Nutzungsrechte an Code und Design, und der Code landet in Ihrem Repository.
In welcher Preisspanne ein CRM liegt, hängt von der Zahl der Rollen und Module ab:
| Systemumfang | Preisspanne netto | Umsetzungszeit |
|---|---|---|
| Einfache Anwendung / Panel: Benutzerkonten, Basismodule, Administrationsbereich | 4.150–10.400 € | 6–10 Wochen |
| Plattform / Produkt-MVP: mehrere Module, Schnittstellen, Zahlungen, Rollen und Berechtigungen | 9.200–23.000 € | 2–4 Monate |
| Umfangreiches System: viele Rollen, komplexe Logik, Schnittstellen zu ERP und CRM, hohe Skalierung | ab ca. 23.000 € | in Etappen aufgebaut |
Den Preis beeinflussen vor allem vier Dinge: die Zahl der Rollen und Berechtigungen, Schnittstellen zu externen Systemen, wiederkehrende Zahlungen und der Ausbau des Administrationsbereichs. Eine ausführlichere Aufschlüsselung von Preisspannen und Funktionen finden Sie im Text darüber, was eine Webanwendung kostet.
Aus welchen Positionen sich eine CRM-Kostenschätzung zusammensetzt
Das sind die Aufwände aus unserem Kalkulationsmodell – Entwicklung, ohne Design, zum Satz von 46 €/h netto:
| CRM-Baustein | Stunden | Kosten netto |
|---|---|---|
| Konten und Login | 10–26 h | 460–1.200 € |
| Administrationspanel | 20–46 h | 920–2.120 € |
| E-Mail- und Push-Benachrichtigungen | 6–18 h | 280–830 € |
| Erweiterte Suchfunktion | 8–20 h | 370–920 € |
| Auswertungen, die mehrere Datenquellen verbinden | 16–44 h (+ 6–14 h Design) | 740–2.050 € (+ 210–480 €) |
| Anfragen aus Formularen, Vorgangsstatus, Erinnerungen | 16–40 h | 740–1.850 € |
| Schnittstelle zu ERP oder Lagerverwaltung | 16–44 h | 740–2.020 € |
Hinzu kommt die Zahl der Screens: Bei 5–15 Screens steigen die Grundstunden für Design und Entwicklung um etwa das 1,7-Fache, über 15 Screens um etwa das 2,6-Fache. Sprachversionen bedeuten +8–20 h bei 2–3 Sprachen und +16–40 h bei vier und mehr. Ein eiliger Start kostet +20 %.
Beispielrechnung (Illustration, kein Angebot)
Ein CRM für ein Vertriebsteam, das eine Kundendatenbank mit Konten für die Vertriebsmitarbeiter, ein Panel für die Leitung und eine Auswertung aus mehreren Quellen benötigt:
- Konten und Login: 26 h,
- Administrationsbereich: 46 h,
- Auswertungen aus mehreren Quellen: 44 h,
- zusammen 116 h × 46 € = 5.350 € netto,
- Interface-Design der Auswertung: 14 h × 35 € = 480 € netto.
Zusammen 5.850 € netto – innerhalb der Preisspanne einer einfachen Anwendung. Das illustriert die Mechanik und ist keine Kostenschätzung für Ihr Projekt: Eine vollständige Kalkulation umfasst auch den Grundaufwand für den Anwendungstyp selbst und das Design der übrigen Screens; bei einer anderen Zahl von Screens, Rollen und Schnittstellen fällt das Ergebnis anders aus.
Was kostet die Wartung eines CRM nach dem Launch?
Ein eigenes System verschwindet nach der Abnahme nicht aus dem Budget. Nach dem Launch zahlen Sie für:
- Server und Infrastruktur – von einigen zehn bis zu einigen hundert Euro monatlich, je nach Nutzerzahl und Datenmenge,
- technischen Support – Monitoring, Backups, Aktualisierung von Bibliotheken, kleinere Korrekturen und Weiterentwicklung, typischerweise 5–15 Stunden monatlich, also 230–690 € netto pro Monat.
Diese Position muss man ehrlich einrechnen. Eine Anwendung, die niemand aktualisiert, ist nach einem Jahr kein Werkzeug mehr, sondern ein Risiko. Der Unterschied zum Abo liegt aber in der Richtung: Die Supportstunden hängen davon ab, wie viel Sie am System ändern wollen, und die Nutzerzahl wirkt sich nur auf die Serverkosten aus – Sie zahlen nicht separat für jeden Vertriebsmitarbeiter.
Dritter Weg: beim fertigen CRM bleiben und eine Schnittstelle ergänzen
Das am häufigsten übersehene Szenario. Statt das Werkzeug auszutauschen, verbinden Sie es mit dem, was Sie bereits haben. Anfragen aus Formularen landen samt Information zur Quelle im CRM, und der Vertriebsmitarbeiter sieht in der Kundenkarte dessen Bestellungen und Rechnungen – ohne Kopieren und ohne zweites Fenster.
In unserem Modell liegt eine CRM-Schnittstelle (HubSpot, Pipedrive, eigenes System) bei 8–26 h, also 370–1.200 € netto. Wir binden jedes System an, das eine API-Dokumentation hat; fehlen Dokumentation und API, kommen auf die Stunden für die Anbindung rund 60 % hinzu.
Die zweite Variante desselben Wegs ist die Prozessautomatisierung: Daten aus CRM, Vertrieb und Tabellen laufen in einem Panel zusammen, damit sich die Auswertung, die jemand wöchentlich aus mehreren Dateien zusammengestellt hat, von selbst erzeugt.
Welches CRM-System wählen – Abo oder Individualentwicklung?
| Kriterium | Abo reicht aus | Individualentwicklung ist eine Überlegung wert |
|---|---|---|
| Vertriebsprozess | sieht aus wie in Tausenden anderen Unternehmen | ist Ihr Vorteil und passt in keine fremde Vorlage |
| Werkzeuge | ein Werkzeug deckt alles ab | Sie zahlen für mehrere Werkzeuge, die manuell verbunden werden müssen |
| Schnittstellen | Standard, direkt verfügbar | solche, die ein fertiges Werkzeug nicht zulässt |
| Team | klein, stabil | groß oder schnell wachsend – das Abo wächst mit |
| Eigentum | Zugang und Datenexport genügen Ihnen | Sie wollen Code, Daten und volle Kontrolle haben |
| Produktplan | Sie nutzen es intern | Sie wollen ein eigenes Produkt im SaaS-Modell verkaufen |
Es ergibt keinen Sinn, etwas von Grund auf zu bauen, das Sie morgen einschalten können. Oft genügt ein fertiges CRM mit einer ergänzten Schnittstelle.
CRM und DSGVO – worauf Sie achten sollten
Im CRM speichern Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden, deshalb ist die Wahl des Werkzeugs auch eine Entscheidung darüber, wer diese Daten verarbeitet. Der Anbieter eines CRM im Abo ist in der Regel Auftragsverarbeiter und handelt in Ihrem Auftrag.
Die DSGVO verlangt in einer solchen Situation einen Vertrag (oder ein anderes Rechtsinstrument), der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen festlegt. Der Anbieter darf außerdem ohne Ihre schriftliche Zustimmung keinen weiteren Auftragsverarbeiter einsetzen, und nach Ende der Leistung löscht er die Daten oder gibt sie zurück – je nach Ihrer Entscheidung.
Bei einem individuell entwickelten System entscheiden Sie selbst, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat – denken Sie nur daran, dass auch das Unternehmen, das das System betreut und Zugriff auf die Daten hat, Auftragsverarbeiter sein kann. Das ist keine Rechtsberatung – klären Sie den Umfang der Pflichten mit einem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Beispiel aus der Praxis
Für MarketOrg Engineering aus Ungarn (Szigetszentmiklós) haben wir ein CRM-System zur Erfassung und Analyse von Daten gebaut. Die Rückmeldung des Kunden: „Die Zusammenarbeit mit CodePort war ein Vergnügen. Sie haben für uns ein CRM-System zur Erfassung und Analyse von Daten gebaut. Das Team war reaktionsschnell, lösungsorientiert und hat großen Wert auf Details gelegt. Das Projekt wurde pünktlich und mit einem hervorragenden Ergebnis geliefert.“
Webanwendungen, darunter CRM-Systeme, bauen wir meist mit React, Next.js oder Vue mit TypeScript, einem Backend in Node.js, Python oder PHP und einer Datenbank in PostgreSQL, MySQL oder MongoDB – den Stack wählen wir passend zum Projekt.
Wie bereiten Sie sich auf die CRM-Kostenschätzung vor?
Je konkreter Sie den Prozess beschreiben, desto enger wird die Preisspanne. Bereiten Sie vier Dinge vor:
- Eine Prozessliste – was genau vom Erstkontakt bis zur Rechnung passiert und wer wofür verantwortlich ist.
- Rollen – wer sieht alles, wer nur seine eigenen Kunden, wer gibt frei.
- Anzubindende Systeme – Shop, ERP, Rechnungsprogramm, E-Mail, Telefonie. Prüfen Sie, ob sie eine API-Dokumentation haben.
- Zu migrierende Daten – wie viele Kontakte und wie viel Historie heute in Tabellen und im alten Werkzeug stecken.
Bei uns geht es dann so weiter: Antwort auf Ihre Anfrage innerhalb eines Werktags, kostenlose Preisspanne und Zeitplan in 2–3 Werktagen, NDA vor dem ersten Gespräch, klickbarer Prototyp vor dem Code und alle 1–2 Wochen eine lauffähige Version.
Wenn Sie die Größenordnung zuerst selbst prüfen möchten, berechnen Sie Ihr CRM im Kostenrechner – oder beschreiben Sie den Prozess im Projektbriefing-Assistenten, und wir erstellen eine detaillierte Kostenschätzung mit Zeitplan.
Häufige Fragen
Was kostet ein CRM-System für ein kleines Unternehmen?
Wenn der Vertriebsprozess standardmäßig ist, kommt ein kleines Unternehmen mit dem Abo in der Regel günstiger weg – rechnen Sie es mit der Formel: Anzahl der Nutzer × Tarifpreis × 12 × Anzahl der Jahre. Ein eigenes System lohnt sich erst, wenn Sie bereits für mehrere Werkzeuge zahlen, die jemand manuell miteinander verbindet; der Einstieg über eine einfache Anwendung liegt dann in der Preisspanne von 4.150–10.400 € netto.
Lässt sich ein CRM in Etappen bauen, um die Kosten zu verteilen?
Ja, wir rechnen Projekte etappenweise ab, und bei größeren Systemen ist das der Standardansatz. Die erste Etappe ist meist die Kundendatenbank mit Rollen und der Administrationsbereich, Auswertungen und Schnittstellen kommen in den folgenden Sprints dazu – so zahlen Sie für Funktionen in der Reihenfolge, in der Sie sie tatsächlich brauchen.
Was passiert mit den Daten, wenn ich ein CRM im Abo kündige?
Nach Ende der Leistung löscht der Anbieter die Daten oder gibt sie zurück – je nach Ihrer Entscheidung als Verantwortlicher, in der Regel als Export. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, in welchem Format Sie diesen Export erhalten, denn davon hängt ab, wie viel Arbeit die Übernahme der Historie in ein anderes Werkzeug kostet.
Erfordert eine CRM-Schnittstelle Änderungen an meinem aktuellen System?
Nicht immer – wenn beide Systeme eine dokumentierte API haben, entsteht die Verbindung meist in einer separaten Integrationsschicht, ohne Umbau Ihrer Software. Fehlt die API, muss sie zuerst konzipiert werden, und der Stundenaufwand für die Anbindung steigt dann um etwa 60 %.
Verkauft CodePort ein fertiges CRM-System?
Nein, wir haben kein eigenes CRM-Produkt im Abo. Wir bauen Systeme auf Bestellung sowie Schnittstellen zu Werkzeugen, die Sie bereits nutzen – und wenn in Ihrem Fall ein fertiges CRM ausreicht, sagen wir das offen.