Połączenie dwóch systemów z dokumentacją API to orientacyjnie 6 500 – 15 000 zł netto, automatyzacja jednego procesu — 11 000 – 26 500 zł netto, a integracja KSeF z własnym systemem — 10 500 – 25 500 zł netto. Poniżej pokazujemy, z jakich godzin składają się te kwoty, co je podnosi i po jakim czasie automatyzacja zaczyna zarabiać.
To widełki, nie cennik. Dwie firmy z tym samym zdaniem „połączcie nam sklep z księgowością” mogą różnić się o kilkadziesiąt godzin pracy, bo jedna ma 30 zamówień dziennie i jeden wyjątek, a druga 300 zamówień, trzy magazyny i faktury korygujące.
Skąd biorą się te widełki? Godziny razy stawka
Rachunek jest prosty: liczba godzin pracy razy stawka. W CodePort stawki są jawne — programowanie 200 zł/h netto, design 150 zł/h netto. Reszta to szacowanie godzin dla konkretnego zakresu.
W automatyzacji i integracjach godziny dzielą się na cztery części:
- Fundament — architektura, kolejka zadań, logi, obsługa błędów i wdrożenie: 12 – 24 godziny przy integracji, 10 – 20 przy automatyzacji. To ta część, dzięki której zerwane połączenie nie gubi faktury po cichu.
- Połączenia z systemami — osobno dla każdego systemu, z którym wymieniamy dane.
- Logika procesu — reguły: co, kiedy i w jakiej kolejności ma się wydarzyć.
- Dodatki — panel podglądu, powiadomienia o błędach, import danych historycznych.
Dokładnie tak liczy nasz kalkulator wyceny: wybierasz procesy i systemy, a on sumuje godziny i pokazuje widełki oraz czas realizacji od razu, bez podawania e-maila.
Ile kosztuje połączenie z jednym systemem
Każdy system to osobne połączenie: własne API, własne ograniczenia i własne błędy do obsłużenia. Poniżej orientacyjny nakład przy dokumentacji API po stronie dostawcy, przy stawce 200 zł/h netto.
| System | Godziny | Koszt netto |
|---|---|---|
| KSeF (e-faktury) | 24 – 60 h | 4 800 – 12 000 zł |
| Sklep internetowy (WooCommerce, Shopify, PrestaShop) | 10 – 26 h | 2 000 – 5 200 zł |
| Allegro lub inny marketplace | 14 – 34 h | 2 800 – 6 800 zł |
| ERP lub magazyn (Subiekt, Comarch, BaseLinker) | 16 – 44 h | 3 200 – 8 800 zł |
| Księgowość i fakturowanie | 10 – 26 h | 2 000 – 5 200 zł |
| CRM (HubSpot, Pipedrive, własny) | 8 – 26 h | 1 600 – 5 200 zł |
| Bramka płatności | 8 – 20 h | 1 600 – 4 000 zł |
| Własny system lub baza danych | 16 – 44 h | 3 200 – 8 800 zł |
| Fundament integracji (architektura, logi, obsługa błędów, wdrożenie) | 12 – 24 h | 2 400 – 4 800 zł |
Przykład. Sklep plus program księgowy, oba z dokumentacją API: 30 – 75 godzin, czyli 6 500 – 15 000 zł netto. Zamówienia i faktury przestają być przepisywane ręcznie, a statusy zmieniają się same. Szczegóły tego, co obejmuje taka praca, opisaliśmy na stronie integracja systemów.
Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu
Automatyzacja to połączenia plus reguły: program wykonuje kroki, które dziś ktoś klika ręcznie. Poniżej nakład na samą logikę procesu — do tego dochodzą połączenia z systemami z tabeli wyżej.
| Proces | Godziny | Koszt netto |
|---|---|---|
| Faktury i dokumenty (wystawianie z zamówień, wysyłka do KSeF, archiwum) | 24 – 60 h | 4 800 – 12 000 zł |
| Sprzedaż i zamówienia (kilka kanałów w jednym systemie, statusy, powiadomienia) | 24 – 60 h | 4 800 – 12 000 zł |
| Raporty i dane (kilka źródeł w jednym raporcie) | 16 – 44 h + 6 – 14 h projektu | 3 200 – 8 800 zł + 900 – 2 100 zł |
| Obsługa klienta (zgłoszenia z formularzy, statusy spraw, przypomnienia) | 16 – 40 h | 3 200 – 8 000 zł |
| Procesy wewnętrzne (akceptacje, obieg dokumentów, role i historia zmian) | 30 – 80 h + 8 – 20 h projektu | 6 000 – 16 000 zł + 1 200 – 3 000 zł |
| AI w procesie (odczyt danych z dokumentów, porządkowanie zgłoszeń, szkice odpowiedzi) | 20 – 56 h | 4 000 – 11 200 zł |
| Fundament automatyzacji | 10 – 20 h | 2 000 – 4 000 zł |
Przykład. Zamówienia ze sklepu trafiają do księgowości, faktura powstaje sama, klient dostaje powiadomienie, a zespół widzi błędy: 55 – 130 godzin, czyli 11 000 – 26 500 zł netto. Więcej o tym, co automatyzujemy najczęściej, znajdziesz na stronie automatyzacja procesów biznesowych.
Co podnosi koszt: brak API, wyjątki, wolumen
Trzy rzeczy robią największą różnicę w godzinach.
- Brak API lub dokumentacji. Jeśli system nie ma API — dane trzeba wyjmować przez wymianę plików, dostęp do bazy albo dobudowane API. Do godzin połączeń doliczamy wtedy około 60%. Jeżeli nie wiesz, jak to wygląda u Ciebie, zaznacz „nie wiem” — sprawdzimy przy wycenie, a w wycenie zakładamy wtedy niewielki zapas.
- Wyjątki w procesie. Zwroty, korekty, zamówienia częściowe, klient z dwoma NIP-ami, płatność na raty. Sam „happy path” bywa dwa razy tańszy niż proces z pięcioma wyjątkami — ale to wyjątki generują telefony do księgowej.
- Wolumen. Sto dokumentów miesięcznie i sto tysięcy to inne rozwiązania: limity API, ponawianie prób, kolejki i okna nocne.
Co koszt obniża: proces opisany krok po kroku, dostęp do dokumentacji API i start od jednego procesu zamiast od całej firmy.
Dodatki, o których łatwo zapomnieć
| Dodatek | Godziny | Koszt netto |
|---|---|---|
| Panel podglądu (statusy, historia operacji, ręczne ponowienie) | 16 – 40 h + 8 – 16 h projektu | 3 200 – 8 000 zł + 1 200 – 2 400 zł |
| Powiadomienia o błędach (e-mail lub Slack) | 3 – 8 h | 600 – 1 600 zł |
| Synchronizacja w obie strony | 8 – 24 h | 1 600 – 4 800 zł |
| Dane w czasie rzeczywistym (webhooki zamiast odpytywania co kilka minut) | 6 – 16 h | 1 200 – 3 200 zł |
| Import danych historycznych | 8 – 24 h | 1 600 – 4 800 zł |
Najczęściej pomijany jest panel podglądu i powiadomienia o błędach. Bez nich automatyzacja działa do pierwszej awarii dostawcy, a potem cicho stoi — i dowiaduje się o tym klient, nie Ty.
Ile to trwa
Terminy liczymy z godzin, a nie z kalendarza życzeń. Orientacyjnie:
- połączenie dwóch systemów z dokumentacją API — 3 – 5 tygodni;
- automatyzacja jednego procesu z dwoma systemami — 4 – 7 tygodni;
- integracja KSeF z własnym systemem — 4 – 7 tygodni, a przy systemie bez API — 5 – 9 tygodni.
Co 1 – 2 tygodnie widzisz działającą część, a nie prezentację. Pierwszy tydzień to zwykle mapa procesu i schemat przepływu danych: skąd i dokąd płyną dane oraz co się dzieje, gdy któryś system nie odpowiada.
Kiedy automatyzacja się zwraca
Najprostszy rachunek: ile godzin proces zabiera dziś. Dwie osoby po 5 godzin tygodniowo to około 40 godzin miesięcznie. Przy koszcie pracy 60 zł za godzinę to 2 400 zł miesięcznie. Automatyzacja wymagająca 60 godzin pracy kosztuje 12 000 zł netto, więc zwraca się w około 5 miesięcy — a potem po prostu oddaje ten czas zespołowi.
Liczby w przykładzie są założeniami; Twoje policzymy przy wycenie. Warto liczyć też to, czego nie widać w godzinach: pomyłki przy przepisywaniu, opóźnione faktury i telefony „gdzie moje zamówienie”.
Utrzymanie po wdrożeniu
Dostawcy zmieniają swoje API, sklep dostaje aktualizację, urząd zmienia strukturę pliku. Dlatego po uruchomieniu proponujemy stałą opiekę: monitoring, aktualizacje i poprawki, zwykle 5 – 15 godzin miesięcznie, czyli 1 000 – 3 000 zł netto. Przy jednym prostym połączeniu bywa to godzina–dwie miesięcznie, przy kilku systemach — górna granica.
Szczególny przypadek to KSeF: od 1 lutego 2026 faktury w systemie odbierają wszyscy, a od 1 stycznia 2027 za wystawienie faktury poza KSeF grożą kary. Terminy i zakres prac opisaliśmy w artykułach integracja KSeF z własnym systemem, sklepem lub ERP oraz kary za KSeF od 2027.
Jak przygotować się do wyceny
Im więcej wiemy na starcie, tym węższe widełki. Przed rozmową warto zebrać:
- proces krok po kroku: kto, co i w jakiej kolejności robi dzisiaj;
- listę systemów i to, kto ma do nich dostęp administracyjny;
- wolumen: ile dokumentów, zamówień lub zgłoszeń miesięcznie;
- wyjątki, o których wszyscy wiedzą, ale nikt ich nie spisał;
- kto po stronie firmy zatwierdza zmiany i odbiera efekt.
Jeśli chcesz zobaczyć kwotę dla swojego procesu, zacznij od kalkulatora wyceny — wybierz „Automatyzacja procesów” albo „Integracja systemów”, a widełki i czas realizacji zobaczysz od razu. Dokładną wycenę z harmonogramem przygotujemy bezpłatnie w 2 – 3 dni robocze, a szczegóły możesz opisać w briefie.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje połączenie dwóch systemów?
Najczęstszy przypadek — sklep i program księgowy z dokumentacją API — to 30 – 75 godzin pracy, czyli 6 500 – 15 000 zł netto. W tej kwocie jest architektura, obsługa błędów, testy i wdrożenie, a nie samo „przepisanie danych”.
Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu?
Typowy proces — zamówienia ze sklepu trafiające do księgowości wraz ze statusami — to 55 – 130 godzin, czyli 11 000 – 26 500 zł netto. Koszt zależy od liczby systemów, liczby wyjątków i tego, czy proces jest opisany krok po kroku.
Ile kosztuje integracja z KSeF?
Połączenie KSeF z własnym systemem to zwykle 50 – 130 godzin, czyli 10 500 – 25 500 zł netto: generowanie faktury w strukturze FA(3), wysyłka, zapis numeru KSeF, obsługa błędów i ponownych prób, pobieranie faktur zakupowych oraz tryb awaryjny.
Co jeśli nasz system nie ma API?
Wtedy do godzin połączeń doliczamy około 60%, bo dane trzeba wyjmować inaczej: przez wymianę plików, dostęp do bazy albo dobudowane API. Jeśli nie wiesz, czy system ma API — nic nie szkodzi, sprawdzamy to przy wycenie.
Kiedy automatyzacja się zwraca?
Policz godziny, które proces zabiera dziś. Dwie osoby po 5 godzin tygodniowo to około 40 godzin miesięcznie; przy koszcie pracy 60 zł za godzinę to 2 400 zł miesięcznie. Automatyzacja za 12 000 zł netto zwraca się w takim układzie w około 5 miesięcy.