Die Anbindung von zwei Systemen mit vorhandener API-Dokumentation kostet orientierend 1.500–3.450 € netto, die Automatisierung eines Prozesses 2.550–6.100 € netto und die Integration von KSeF, dem polnischen E-Rechnungssystem, in ein eigenes System 2.400–5.900 € netto. Nachfolgend zeigen wir, aus welchen Stunden sich diese Kosten für Prozessautomatisierung zusammensetzen, was sie erhöht und nach welcher Zeit sich die Automatisierung rechnet.
Euro-Beträge umgerechnet zum NBP-Mittelkurs vom 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) und gerundet. Die Abrechnung erfolgt in PLN.
Das sind Preisspannen, keine Preisliste. Zwei Unternehmen mit demselben Satz „Verbinden Sie unseren Shop mit der Buchhaltung“ können sich um mehrere Dutzend Arbeitsstunden unterscheiden, weil das eine 30 Bestellungen pro Tag und eine Ausnahme hat und das andere 300 Bestellungen, drei Lager und Korrekturrechnungen.
Woher kommen diese Preisspannen? Stunden mal Stundensatz
Die Rechnung ist einfach: Anzahl der Arbeitsstunden mal Stundensatz. Bei CodePort sind die Sätze transparent – Entwicklung 46 €/Std. netto, Design 35 €/Std. netto. Der Rest ist die Schätzung der Stunden für den konkreten Umfang.
Bei Automatisierung und Schnittstellen verteilen sich die Stunden auf vier Bereiche:
- Fundament – Architektur, Aufgaben-Queue, Logs, Fehlerbehandlung und Launch: 12 – 24 Stunden bei einer Integration, 10 – 20 bei einer Automatisierung. Dieser Teil sorgt dafür, dass eine abgebrochene Verbindung keine Rechnung stillschweigend verschluckt.
- Anbindungen an Systeme – separat für jedes System, mit dem Daten ausgetauscht werden.
- Prozesslogik – die Regeln: was wann und in welcher Reihenfolge passieren soll.
- Zusatzleistungen – Übersichtspanel, Fehlerbenachrichtigungen, Import historischer Daten.
Genau so rechnet unser Kostenrechner: Sie wählen Prozesse und Systeme aus, er summiert die Stunden und zeigt Preisspanne und Umsetzungszeit sofort an, ohne Angabe einer E-Mail-Adresse.
Was kostet die Anbindung eines Systems
Jedes System ist eine eigene Anbindung: eigene API, eigene Einschränkungen und eigene Fehler, die behandelt werden müssen. Nachfolgend der orientierende Aufwand bei vorhandener API-Dokumentation aufseiten des Anbieters, zum Satz von 46 €/Std. netto.
| System | Stunden | Kosten netto |
|---|---|---|
| KSeF (E-Rechnungen, Polen) | 24 – 60 h | 1.100–2.750 € |
| Onlineshop (WooCommerce, Shopify, PrestaShop) | 10 – 26 h | 460–1.200 € |
| Allegro (größter Online-Marktplatz Polens) oder ein anderer Marktplatz | 14 – 34 h | 640–1.560 € |
| ERP oder Lager (Subiekt, Comarch, BaseLinker) | 16 – 44 h | 740–2.020 € |
| Buchhaltung und Rechnungsstellung | 10 – 26 h | 460–1.200 € |
| CRM (HubSpot, Pipedrive, eigenes System) | 8 – 26 h | 370–1.200 € |
| Payment-Gateway | 8 – 20 h | 370–920 € |
| Eigenes System oder Datenbank | 16 – 44 h | 740–2.020 € |
| Fundament der Integration (Architektur, Logs, Fehlerbehandlung, Launch) | 12 – 24 h | 550–1.100 € |
Beispiel. Shop plus Buchhaltungsprogramm, beide mit API-Dokumentation: 30 – 75 Stunden, also 1.500–3.450 € netto. Bestellungen und Rechnungen müssen nicht mehr manuell übertragen werden, und Status ändern sich von selbst. Was eine solche Arbeit umfasst, beschreiben wir auf der Seite Systemintegration.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses
Automatisierung besteht aus Anbindungen plus Regeln: Das Programm führt Schritte aus, die heute jemand manuell klickt. Nachfolgend der Aufwand für die reine Prozesslogik – dazu kommen die Anbindungen an die Systeme aus der Tabelle oben.
| Prozess | Stunden | Kosten netto |
|---|---|---|
| Rechnungen und Dokumente (Erstellung aus Bestellungen, Übermittlung an KSeF, Archiv) | 24 – 60 h | 1.100–2.750 € |
| Vertrieb und Bestellungen (mehrere Kanäle in einem System, Status, Benachrichtigungen) | 24 – 60 h | 1.100–2.750 € |
| Berichte und Daten (mehrere Quellen in einem Bericht) | 16 – 44 Std. + 6 – 14 Std. Design | 740–2.050 € + 210–480 € |
| Kundenservice (Anfragen aus Formularen, Vorgangsstatus, Erinnerungen) | 16 – 40 h | 740–1.850 € |
| Interne Prozesse (Freigaben, Dokumentenlauf, Rollen und Änderungshistorie) | 30 – 80 Std. + 8 – 20 Std. Design | 1.400–3.700 € + 280–690 € |
| KI im Prozess (Auslesen von Daten aus Dokumenten, Sortieren von Anfragen, Antwortentwürfe) | 20 – 56 h | 920–2.600 € |
| Fundament der Automatisierung | 10 – 20 h | 460–920 € |
Beispiel. Bestellungen aus dem Shop gelangen in die Buchhaltung, die Rechnung entsteht automatisch, der Kunde erhält eine Benachrichtigung und das Team sieht Fehler: 55 – 130 Stunden, also 2.550–6.100 € netto. Mehr dazu, was wir am häufigsten automatisieren, finden Sie auf der Seite Geschäftsprozesse automatisieren.
Was die Kosten erhöht: fehlende API, Ausnahmen, Volumen
Drei Dinge machen bei den Stunden den größten Unterschied.
- Fehlende API oder Dokumentation. Hat ein System keine API, müssen die Daten über Dateiaustausch, Datenbankzugriff oder eine nachgebaute API herausgeholt werden. Auf die Stunden für die Anbindungen rechnen wir dann rund 60 % auf. Wenn Sie nicht wissen, wie das bei Ihnen aussieht, wählen Sie „weiß ich nicht“ – wir prüfen das bei der Kostenschätzung und kalkulieren dann einen kleinen Puffer ein.
- Ausnahmen im Prozess. Retouren, Korrekturen, Teilbestellungen, ein Kunde mit zwei Steuernummern, Ratenzahlung. Der reine „Happy Path“ ist mitunter halb so teuer wie ein Prozess mit fünf Ausnahmen – aber es sind die Ausnahmen, die zu Anrufen in der Buchhaltung führen.
- Volumen. Hundert Dokumente im Monat und hunderttausend erfordern unterschiedliche Lösungen: API-Limits, Wiederholungsversuche, Queues und Nachtfenster.
Was die Kosten senkt: ein Schritt für Schritt beschriebener Prozess, Zugang zur API-Dokumentation und der Start mit einem Prozess statt mit dem gesamten Unternehmen.
Zusatzleistungen, die leicht vergessen werden
| Zusatzleistung | Stunden | Kosten netto |
|---|---|---|
| Übersichtspanel (Status, Verlauf der Vorgänge, manueller Neuversuch) | 16 – 40 Std. + 8 – 16 Std. Design | 740–1.850 € + 280–550 € |
| Fehlerbenachrichtigungen (E-Mail oder Slack) | 3 – 8 h | 140–370 € |
| Synchronisation in beide Richtungen | 8 – 24 h | 370–1.100 € |
| Daten in Echtzeit (Webhooks statt Abfragen alle paar Minuten) | 6 – 16 h | 280–740 € |
| Import historischer Daten | 8 – 24 h | 370–1.100 € |
Am häufigsten weggelassen werden das Übersichtspanel und die Fehlerbenachrichtigungen. Ohne sie läuft die Automatisierung bis zur ersten Störung beim Anbieter und steht danach still – und davon erfährt der Kunde, nicht Sie.
Wie lange es dauert
Termine berechnen wir aus Stunden, nicht aus Wunschkalendern. Orientierend:
- Anbindung von zwei Systemen mit API-Dokumentation – 3 – 5 Wochen;
- Automatisierung eines Prozesses mit zwei Systemen – 4 – 7 Wochen;
- Integration von KSeF in ein eigenes System – 4 – 7 Wochen, bei einem System ohne API – 5 – 9 Wochen.
Alle 1 – 2 Wochen sehen Sie einen funktionierenden Teil, keine Präsentation. Die erste Woche bringt in der Regel die Prozesslandkarte und das Datenflussdiagramm: woher und wohin die Daten fließen und was passiert, wenn eines der Systeme nicht antwortet.
Wann sich die Automatisierung rechnet
Die einfachste Rechnung: wie viele Stunden der Prozess heute kostet. Zwei Personen mit je 5 Stunden pro Woche sind rund 40 Stunden im Monat. Bei Arbeitskosten von 14 € pro Stunde sind das 550 € monatlich. Eine Automatisierung mit 60 Arbeitsstunden kostet 2.750 € netto und amortisiert sich damit in rund 5 Monaten – und gibt dem Team danach schlicht diese Zeit zurück.
Die Zahlen im Beispiel sind Annahmen; Ihre berechnen wir bei der Kostenschätzung. Es lohnt sich, auch das mitzurechnen, was in Stunden nicht sichtbar ist: Fehler beim manuellen Übertragen, verspätete Rechnungen und Anrufe nach dem Motto „Wo ist meine Bestellung?“.
Wartung nach dem Launch
Anbieter ändern ihre APIs, der Shop bekommt ein Update, die Behörde ändert die Dateistruktur. Deshalb schlagen wir nach dem Start eine laufende Betreuung vor: Monitoring, Updates und Korrekturen, üblicherweise 5 – 15 Stunden monatlich, also 230–690 € netto. Bei einer einzelnen einfachen Anbindung sind es mitunter ein bis zwei Stunden im Monat, bei mehreren Systemen die obere Grenze.
Ein Sonderfall ist KSeF: Ab dem 1. Februar 2026 empfangen alle Unternehmen Rechnungen über das System, und ab dem 1. Januar 2027 drohen Strafen für Rechnungen, die außerhalb von KSeF ausgestellt werden. Termine und Arbeitsumfang haben wir in den Artikeln KSeF-Integration in ein eigenes System, einen Shop oder ein ERP und Strafen für KSeF ab 2027 beschrieben.
So bereiten Sie sich auf die Kostenschätzung vor
Je mehr wir zu Beginn wissen, desto enger die Preisspanne. Vor dem Gespräch lohnt es sich, Folgendes zusammenzutragen:
- den Prozess Schritt für Schritt: wer heute was und in welcher Reihenfolge macht;
- die Liste der Systeme und die Angabe, wer administrativen Zugang dazu hat;
- das Volumen: wie viele Dokumente, Bestellungen oder Anfragen pro Monat;
- die Ausnahmen, die alle kennen, aber niemand aufgeschrieben hat;
- wer im Unternehmen Änderungen freigibt und das Ergebnis abnimmt.
Wenn Sie den Betrag für Ihren Prozess sehen möchten, starten Sie mit dem Kostenrechner – wählen Sie „Prozessautomatisierung“ oder „Systemintegration“, und Sie sehen Preisspanne und Umsetzungszeit sofort. Eine genaue Kostenschätzung mit Zeitplan erstellen wir kostenlos in 2 – 3 Werktagen, Details können Sie im Projektbriefing beschreiben.
Häufige Fragen
Was kostet die Anbindung von zwei Systemen?
Der häufigste Fall – Shop und Buchhaltungsprogramm mit API-Dokumentation – umfasst 30 – 75 Arbeitsstunden, also 1.500–3.450 € netto. In diesem Betrag stecken Architektur, Fehlerbehandlung, Tests und Launch, nicht nur das „Übertragen von Daten“.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?
Ein typischer Prozess – Bestellungen aus dem Shop, die samt Status in die Buchhaltung gelangen – umfasst 55 – 130 Stunden, also 2.550–6.100 € netto. Die Kosten hängen von der Zahl der Systeme, der Zahl der Ausnahmen und davon ab, ob der Prozess Schritt für Schritt beschrieben ist.
Was kostet die Anbindung an KSeF?
Die Anbindung von KSeF an ein eigenes System umfasst in der Regel 50 – 130 Stunden, also 2.400–5.900 € netto: Erzeugen der Rechnung in der Struktur FA(3), Übermittlung, Speichern der KSeF-Nummer, Behandlung von Fehlern und Wiederholungsversuchen, Abruf von Eingangsrechnungen sowie Notfallmodus.
Was, wenn unser System keine API hat?
Dann rechnen wir auf die Stunden für die Anbindungen rund 60 % auf, weil die Daten anders herausgeholt werden müssen: über Dateiaustausch, Datenbankzugriff oder eine nachgebaute API. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr System eine API hat – kein Problem, wir prüfen das bei der Kostenschätzung.
Wann rechnet sich die Automatisierung?
Rechnen Sie die Stunden zusammen, die der Prozess heute kostet. Zwei Personen mit je 5 Stunden pro Woche sind rund 40 Stunden im Monat; bei Arbeitskosten von 14 € pro Stunde sind das 550 € monatlich. Eine Automatisierung für 2.750 € netto amortisiert sich in dieser Konstellation in rund 5 Monaten.