KSeF Offline- und Notfallmodus: Was Ihr Rechnungssystem können muss

Der Notfallmodus des KSeF, des polnischen E-Rechnungssystems (Krajowy System e-Faktur), ist das Verfahren für die Dauer eines Ausfalls, den das polnische Finanzministerium (Ministerstwo Finansów, MF) bekanntgegeben hat: Sie stellen eine elektronische Rechnung in der Struktur FA(3) aus, übergeben sie dem Käufer auf dem vereinbarten Weg und übermitteln sie innerhalb von 7 Arbeitstagen nach dem Ende des Ausfalls nachträglich an das KSeF. Daneben sehen die Vorschriften drei weitere Lösungen vor: den Offline24-Modus, den Offline-Modus bei Nichtverfügbarkeit des KSeF (z. B. während Wartungsarbeiten) und den Totalausfall, bei dem Rechnungen überhaupt nicht an das KSeF übermittelt werden.

Für Ihr System bedeutet das eine konkrete Aufgabenliste: Ausstellungsdatum, zwei QR-Codes und Offline-Zertifikat, Warteschlange mit Fristen für die nachträgliche Übermittlung, Umgang mit Ablehnungen, Nummerierung sowie außerhalb des KSeF erhaltene Eingangsrechnungen. Wir stützen uns auf die Vorschriften und die Materialien des Finanzministeriums; es handelt sich nicht um die Beschreibung einer Einführung bei einem Kunden.

Welche Modi greifen, wenn das KSeF nicht verfügbar ist?

Die Vorschriften sehen vier Modi vor. Die ersten drei beschreibt das Finanzministerium als „im Grunde einen einzigen Offline-Modus“: eine elektronische Rechnung in der Struktur FA(3), die später an das KSeF übermittelt wird. Beim Totalausfall werden Rechnungen vollständig außerhalb des KSeF ausgestellt und übergeben.

• Offline24 erfordert keinen Nachweis, dass kein Internet verfügbar war. Liegt das Problem auf Ihrer Seite oder antwortet das KSeF langsam, ohne dass das Finanzministerium etwas bekanntgegeben hat, bleibt Offline24 — mit der kürzesten Frist.
• Eine Meldung über Beeinträchtigungen bedeutet weder Nichtverfügbarkeit noch Ausfall. Den Offline-Modus bei Nichtverfügbarkeit des KSeF und den Notfallmodus nutzen Sie nur in dem Zeitraum, den das Finanzministerium bekanntgegeben hat.

BIP steht für Biuletyn Informacji Publicznej, das Bulletin für öffentliche Informationen des Finanzministeriums, und die Schnittstellensoftware des KSeF ist in der Praxis die KSeF-API (das Finanzministerium verweist auf deren Spezifikation in der technischen Dokumentation der KSeF API 2.0).

Woher soll das System wissen, dass das Finanzministerium eine Nichtverfügbarkeit oder einen Ausfall bekanntgegeben hat?

Die Fristen werden ab dem Ende des bekanntgegebenen Zeitraums berechnet, daher muss das System die Daten aus den Meldungen des Finanzministeriums im BIP und in der KSeF-API kennen. Den Systemstatus meldet außerdem die Latarnia KSeF — eine vom KSeF unabhängige, öffentliche Schnittstelle des Finanzministeriums ohne Anmeldung (https://api-latarnia.ksef.mf.gov.pl/), an die sich Buchhaltungsprogramme laut Finanzministerium anbinden lassen. GET /status liefert AVAILABLE, MAINTENANCE, FAILURE oder TOTAL_FAILURE, und GET /messages liefert die Meldungen, die noch 30 Tage nach dem Ende des Ereignisses abrufbar sind. Ihr System sollte:

• die Latarnia abfragen und der Person, die Rechnungen ausstellt, den Status des KSeF anzeigen;
• die Meldungen speichern (Art, Beginn, Ende), und zwar bei den Rechnungen aus dem jeweiligen Zeitraum — so ist nachvollziehbar, warum eine Rechnung in einem bestimmten Modus ausgestellt wurde;
• den Modus erst nach einer Meldung des Finanzministeriums umschalten und nicht schon beim ersten Verbindungsfehler — bis dahin behandeln Sie eine ohne Verbindung zum KSeF ausgestellte Rechnung als im Offline24-Modus ausgestellt.

Wie stellen Sie eine Rechnung im Offline-Modus aus: Datum, QR-Codes und Zertifikat?

Ausstellungsdatum und Mitternacht

In den drei Offline-Modi ist das Ausstellungsdatum das Datum aus dem Feld P_1 (Ausstellungsdatum in der Struktur FA(3)). Eine als „online“ gesendete Rechnung (offlineMode: false), die das KSeF an einem späteren Tag als dem Tag aus P_1 zur Verarbeitung annimmt, wird wie eine Rechnung aus dem Offline24-Modus behandelt — das KSeF kennzeichnet sie selbst als offline. Als Zeitpunkt der Annahme gilt für das KSeF in der interaktiven Sitzung die Übermittlung der Rechnung, in der Batch-Sitzung die Eröffnung der Sitzung. Die Regel für das System: Senden Sie eine Rechnung mit dem aktuellen Datum in P_1 vor Mitternacht (in der Batch-Sitzung genügt es, die Sitzung vor Mitternacht zu eröffnen), oder behandeln Sie sie gleich als Offline24-Rechnung.

Zwei QR-Codes

Eine Offline-Rechnung, die dem Käufer außerhalb des KSeF übergeben wird, bevor sie eine KSeF-Nummer erhält, trägt zwei QR-Codes:

• KOD I — Zugriff auf die Rechnung im KSeF und Prüfung ihrer Daten, mit der Aufschrift „OFFLINE“. Der Link enthält u. a. die Steuernummer (NIP) des Verkäufers, das Datum aus P_1 und den SHA-256-Hash der XML-Datei.
• KOD II — Bestätigung der Identität des Ausstellers, mit der Aufschrift „CERTYFIKAT“ (polnisch für „Zertifikat“); der Link ist mit einem KSeF-Zertifikat signiert.

Die Codes erzeugt Ihr System lokal, und zwar jedes Mal, wenn es eine Visualisierung der Rechnung erstellt (z. B. ein PDF oder einen Ausdruck). Hat die Rechnung bereits eine KSeF-Nummer, trägt ihre außerhalb des KSeF übergebene Visualisierung nur einen QR-Code, mit der KSeF-Nummer darunter.

KOD I enthält den Hash der XML-Datei, daher sollte das System die Datei zum Zeitpunkt der Ausstellung speichern und genau diese Datei an das KSeF übermitteln. Jede Änderung, selbst nur des Erstellungsdatums der Datei, ergibt einen anderen Hash als im Code, den der Käufer bereits hat. Eine Ausnahme ist die technische Korrektur, die weiter unten beschrieben ist. Den Aufbau der Links haben wir im Artikel KSeF-API für Entwickler beschrieben.

KSeF-Zertifikat für den Offline-Modus

Um KOD II zu erzeugen, ist ein KSeF-Zertifikat vom Typ 2 (Offline) erforderlich, das getrennt vom Zertifikat für die Anmeldung ausgestellt wird — ein Zertifikat deckt nicht beide Verwendungszwecke ab. Es ist höchstens 2 Jahre gültig, und ein widerrufenes Zertifikat lässt sich nicht erneut verwenden. Das Zertifikat wird auf eine Person oder auf ein Unternehmen ausgestellt. Ein Unternehmenszertifikat ist nicht an eine bestimmte Person gebunden, daher trägt das Unternehmen die Verantwortung dafür: Laut Finanzministerium sollte es festhalten, wer das Zertifikat heruntergeladen hat, an wen es weitergegeben wurde, wer es verwendet hat und wann es widerrufen wurde. Das System benötigt Zugriff auf den privaten Schlüssel, mit dem es KOD II signiert, und sollte vor dem Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats warnen.

Wem und wie übergeben Sie die Rechnung vor der Vergabe der KSeF-Nummer?

Die Transaktionsbestätigung (potwierdzenie transakcji) ist ein freiwilliges Dokument, das keine Rechnung ist. Sie enthält die Daten der Parteien, die Rechnungsnummer (P_2), den Gesamtbetrag der Forderung (P_15) und zwei QR-Codes mit den Aufschriften „sprawdź fakturę w KSeF“ („Rechnung im KSeF prüfen“) und „zweryfikuj wystawcę faktury“ („Rechnungsaussteller verifizieren“) darüber. Damit kann der Käufer u. a. prüfen, ob die Rechnung bereits an das KSeF übermittelt wurde. Im Geschäft oder an der Tankstelle (Beispiele des Finanzministeriums) sollte das System sie nach einer eigenen Vorlage drucken.

Vom Modus hängt auch ab, an welchem Tag die Rechnung als beim Käufer eingegangen gilt. Im Offline24-Modus und während der Nichtverfügbarkeit des KSeF erhält ein Umsatzsteuerpflichtiger (aktiv registriert oder von der Steuer befreit) die Rechnung an dem Tag, an dem ihr die KSeF-Nummer zugewiesen wird. Im Notfallmodus ist das Datum des Erhalts der Tag, an dem die Rechnung tatsächlich eingeht, und wenn die KSeF-Nummer früher zugewiesen wurde, der Tag der Nummernvergabe. Für Käufer nach Art. 106gb Abs. 4, denen die Rechnung außerhalb des KSeF übergeben wurde, ist das Datum des Erhalts der Tag, an dem sie tatsächlich eingeht.

Hinweis: Die Regel „nur über das KSeF“ bei Nichtverfügbarkeit nennt das Finanzministerium; Art. 106nh Abs. 4 des polnischen Umsatzsteuergesetzes verweist derzeit nicht ausdrücklich auf Art. 106nda Abs. 3. Ein Gesetzentwurf der polnischen Regierung soll diesen Verweis „wegen eines legislativen Fehlers“ korrigieren. Stand 29. Oktober 2026: Der Entwurf liegt bereits dem Sejm vor (Drucksache Nr. 3245).

Wie behalten Sie die Frist für die nachträgliche Übermittlung an das KSeF im Blick?

Jede Offline-Rechnung kommt in eine Warteschlange, mit ihrem Modus und einer Frist, die ab dem maßgeblichen Ereignis berechnet wird:

• Offline24. Nächster Arbeitstag nach dem Tag der Ausstellung.
• Nichtverfügbarkeit. Nächster Arbeitstag nach dem Tag, an dem sie endet.
• Ausfall in der Zwischenzeit. Gibt das Finanzministerium einen Ausfall bekannt, bevor Sie eine im Offline24-Modus oder während der Nichtverfügbarkeit des KSeF ausgestellte Rechnung gesendet haben, haben Sie 7 Arbeitstage ab dem Ende dieses Ausfalls. Gibt das Finanzministerium innerhalb dieser 7 Tage einen weiteren Ausfall bekannt, läuft die Frist ab dem Ende dieses weiteren Ausfalls.
• Totalausfall. Gibt das Finanzministerium ihn bekannt, bevor die Rechnung im KSeF eingegangen ist (bei Nichtverfügbarkeit und im Notfallmodus: vor Ablauf der Frist für die nachträgliche Übermittlung), müssen die Rechnungen nicht mehr übermittelt werden: Das Gesetz schließt die Übermittlungspflicht ausdrücklich aus (Art. 106nha Nr. 2, Art. 106nh Abs. 3 Nr. 2, Art. 106nf Abs. 7). Das System muss solche Rechnungen vom Versand ausnehmen können.

Bei der nachträglichen Übermittlung wird der Modus OFFLINE deklariert (offlineMode: true); der Absender muss authentifiziert sein und die Berechtigung zum Ausstellen von Rechnungen haben. Auch eine im Offline24-Modus ausgestellte Korrekturrechnung muss unverzüglich übermittelt werden, spätestens am nächsten Arbeitstag nach dem Tag ihrer Ausstellung.

Die Warteschlange sollte Folgendes bieten:

• eine Frist bei jeder Rechnung und eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person, bevor die Frist abläuft;
• automatische Wiederholungsversuche mit derselben gespeicherten XML-Datei;
• einen Bericht über Rechnungen ohne KSeF-Nummer zum Tagesende;
• eine Bearbeitungssperre für Rechnungen, die auf den Versand warten — eine inhaltliche Änderung ist eine Korrektur, die nach der Vergabe der Nummer ausgestellt wird.

Eine Rechnung aus dem Offline24-Modus, aus einem Zeitraum der Nichtverfügbarkeit oder aus dem Notfallmodus, die nicht fristgerecht übermittelt wurde, ist eine von drei Situationen, für die Sanktionen drohen — wir haben sie im Artikel über Strafen beim KSeF ab 2027 beschrieben. Nach geltendem Recht greifen die Sanktionen ab dem 1. Januar 2027. Am 20. Oktober 2026 hat die polnische Regierung einen Gesetzentwurf beschlossen, der sie bis Ende 2027 aufschieben soll (Sanktionen dann ab dem 1. Januar 2028). Stand 29. Oktober 2026: Der Entwurf liegt bereits dem Sejm vor (Drucksache Nr. 3245); nach der ersten Lesung am 21. Oktober 2026 wurde er an den Ausschuss überwiesen; das Gesetz wurde bislang nicht verabschiedet. Solange die Novelle nicht Sejm und Senat passiert hat, vom Präsidenten unterzeichnet, im polnischen Gesetzblatt (Dziennik Ustaw) veröffentlicht und in Kraft getreten ist, gelten die bisherigen Vorschriften, und die KSeF-Pflicht selbst ändert sich nicht.

Wie sich die Behandlung von Fehlern und des Notfallmodus in das gesamte Projekt einfügt, von der Prüfung der Systeme bis zur Einführung, haben wir im Artikel über die KSeF-Integration mit eigenem System, Shop oder ERP beschrieben.

Was tun, wenn das KSeF eine nachträglich übermittelte Offline-Rechnung ablehnt?

Die Offline-Rechnung kann bereits beim Käufer angekommen sein, während das KSeF sie bei der nachträglichen Übermittlung nicht annimmt, z. B. wegen einer Abweichung vom Schema. Für diesen Fall hat das Finanzministerium die technische Korrektur vorgesehen: die erneute Übermittlung einer korrigierten XML-Datei ohne Änderung des Rechnungsinhalts.

• Für technische Fehler: Abweichung vom Schema, überschrittene Dateigröße, Duplikat oder ein anderer Fehler der technischen Validierung, aufgrund dessen die Rechnung keine KSeF-Nummer erhalten hat. Sie gilt nicht für fehlende Berechtigungen der auf der Rechnung genannten Parteien (z. B. Selbstfakturierung, Gebietskörperschaften, Mehrwertsteuergruppen) und ist nicht zulässig, wenn bereits eine andere gültige Korrektur angenommen wurde (Fehlercodes 21166 und 21167).
• Nur in der interaktiven Sitzung. Sie betrifft Rechnungen, die in beiden Sitzungsarten abgelehnt wurden, wird aber ausschließlich interaktiv gesendet, mit offlineMode: true und dem Feld hashOfCorrectedInvoice, also dem SHA-256-Hash der abgelehnten Datei.
• Der alte QR-Code funktioniert weiter. Das KSeF verknüpft die korrigierte Rechnung mit der ursprünglichen, sodass KOD I aus der ersten Version zur korrigierten Rechnung führt.

Das System benötigt also den gespeicherten Hash jeder gesendeten Datei, eine Unterscheidung zwischen technischen Fehlern und Berechtigungsfehlern (Letztere muss ein Mitarbeiter bearbeiten) sowie den Versand in der interaktiven Sitzung. Die von uns geprüften Quellen des Finanzministeriums sagen nicht ausdrücklich, ob die technische Korrektur innerhalb der für den jeweiligen Modus geltenden Übermittlungsfrist gesendet werden muss; deshalb sollte das System eine Ablehnung sofort der Person anzeigen, die für die Warteschlange verantwortlich ist.

Nummerierung, Duplikate und Korrekturen: Worauf ist bei Offline-Rechnungen zu achten?

• Eindeutige Nummer je NIP. Das KSeF lehnt eine Datei als Duplikat ab (Code 440), wenn NIP des Verkäufers, Rechnungsnummer (P_2) und Rechnungsart mit denen einer bereits angenommenen Rechnung übereinstimmen, und prüft dies über einen Zeitraum von 10 Jahren. Niederlassungen und andere Einheiten, die Rechnungen im Namen desselben Unternehmens ausstellen (mit derselben NIP des Verkäufers), müssen die Regeln für die Nummerierung abstimmen — im Offline-Modus arbeiten sie ohne Verbindung zum KSeF. Bei einem erneuten Versand nach einem Verbindungsabbruch kann Code 440 bedeuten, dass der erste Versuch erfolgreich war.
• Reihenfolge der Nummern. Nimmt das KSeF Rechnungen in einer anderen Reihenfolge an, als es der Nummerierung entspricht, z. B. nach der Ablehnung einer Datei, ist das kein Grund, die Rechnung abzulehnen oder eine Korrekturrechnung zur Berichtigung der Nummer auszustellen, sofern bei der Erstellung der XML-Dateien die fortlaufende Nummerierung eingehalten wurde.
• Verlorene Rechnung. Geht eine Rechnung aus Offline24 oder aus einem Zeitraum der Nichtverfügbarkeit, die einem Käufer nach Art. 106gb Abs. 4 außerhalb des KSeF übergeben wurde, verloren oder wird sie zerstört, bevor sie an das KSeF übermittelt wurde, wird sie gemäß ihren Daten erneut ausgestellt; die erneut ausgestellte Rechnung kann das Ausstellungsdatum und das Wort „DUPLIKAT“ enthalten. Im Notfallmodus kann der Verkäufer dieselbe Rechnung auf Antrag des Käufers auch erneut bereitstellen, sofern sie noch nicht im KSeF eingegangen ist — das System sollte also die gespeicherte Datei erneut bereitstellen können.
• Korrekturen erst nach der Nummer. Die Korrektur einer Rechnung aus den Offline-Modi wird ausgestellt, nachdem der ursprünglichen Rechnung die KSeF-Nummer zugewiesen wurde, und enthält diese Nummer.

Wie empfangen Sie eine im KSeF-Notfallmodus ausgestellte Eingangsrechnung?

Im Notfallmodus kann Ihnen der Lieferant die Rechnung außerhalb des KSeF übergeben, als PDF oder Ausdruck mit den Codes „OFFLINE“ und „CERTYFIKAT“; nach der nachträglichen Übermittlung erhält sie eine KSeF-Nummer, und der Verkäufer muss sie nicht erneut übergeben. Das KSeF verschickt keine Benachrichtigungen über neue Rechnungen, daher muss Ihre Einkaufssoftware es selbst abfragen. Außerdem sollte sie:

• eine Rechnung von außerhalb des KSeF annehmen, mit dem Vermerk „wartet auf KSeF-Nummer“, und sie nicht ein zweites Mal verbuchen, wenn sie im KSeF erscheint;
• sie automatisch der Rechnung aus dem KSeF zuordnen, anhand des SHA-256-Hashes der Datei: KOD I enthält ihn im Format Base64URL, die Metadaten der Rechnung im KSeF in Base64 (invoiceHash), neben dem Modus (Offline) und, nach einer technischen Korrektur, dem Hash der ursprünglichen Datei (hashOfCorrectedInvoice); hilfsweise anhand von NIP des Verkäufers, Nummer und Datum;
• das Datum des Erhalts bestimmen, nach den oben beschriebenen Regeln. Ein Beispiel aus dem Handbuch des Finanzministeriums (der darin beschriebene Ausfall ist hypothetisch): Eine während eines Ausfalls am 6. November 2026 ausgestellte Rechnung erhielt am 12. November die KSeF-Nummer, und der Ausdruck erreichte den Käufer am 13. November per Post, daher ist das Datum des Erhalts der 12. November 2026;
• Zahlungen für Rechnungen aus dem Notfallmodus nicht blockieren — ab dem 1. Januar 2027 gibt ein aktiv registrierter Umsatzsteuerpflichtiger, der per Überweisung an einen anderen aktiv registrierten Steuerpflichtigen zahlt, die KSeF-Nummer der Rechnung oder eine Sammelkennung an (Art. 108g des polnischen Umsatzsteuergesetzes). Die Pflicht gilt für strukturierte Rechnungen sowie für Rechnungen aus Offline24 und aus Zeiträumen der Nichtverfügbarkeit (mit Ausnahme derjenigen, die wegen einer Ausfallmeldung nicht ins KSeF übermittelt wurden), betrifft laut Finanzministerium aber nicht Rechnungen aus dem Notfallmodus (Art. 106nf). Das System sollte daher den Modus der Rechnung unterscheiden und eine Überweisung nicht nur deshalb zurückhalten, weil eine Rechnung aus dem Notfallmodus noch keine KSeF-Nummer hat.

Die übrigen Schritte beim Empfang von Eingangsrechnungen haben wir im Artikel über den Import von Eingangsrechnungen aus dem KSeF beschrieben.

Wie prüfen Sie, ob Ihr System und Ihr Verfahren bereit sind?

Schreiben Sie das Verfahren auf, bevor Sie es brauchen. Es sollte mindestens Folgendes festlegen:

• wer über den Wechsel in einen Modus entscheidet und wer die Meldungen des Finanzministeriums oder die Latarnia prüft;
• wo das Offline-Zertifikat liegt, wer es verwendet und wann es abläuft;
• wer die Warteschlange überwacht, sobald das KSeF wieder funktioniert, und vor Fristablauf eine Benachrichtigung erhält;
• eine Vorlage für den Totalausfall — eine Rechnung auf Papier oder in elektronischer Form, die nicht der Struktur FA(3) entsprechen muss, ohne QR-Codes und außerhalb der Versandwarteschlange;
• vereinbarte Kanäle für Käufer für den Notfallmodus.

Testen Sie in der Testumgebung des KSeF (sie hat eine eigene Adresse für QR-Codes; auch die Latarnia hat eine Testumgebung): eine Rechnung mit dem Datum des Vortags, ein PDF mit zwei Codes, die nachträgliche Übermittlung, eine abgelehnte Datei und die technische Korrektur, einen Wiederholungsversuch mit Code 440 und die Reaktion auf jeden Status der Latarnia. Fragen Sie den Anbieter Ihrer Standardsoftware, ob sie all das unterstützt.

Wenn Ihre Rechnungen im eigenen System, im Onlineshop oder im ERP entstehen, gehört die Unterstützung des Notfallmodus zum Umfang der KSeF-Anbindung. Die Kosten ergeben sich aus der Stundenzahl mal 46 € netto. Richtwerte: Versand von Rechnungen an das KSeF — 24 – 60 Stunden, also 1.100–2.750 € netto; Empfang von Eingangsrechnungen, zusammen mit der Verbindung zum KSeF gerechnet — 38 – 100 Stunden, also 1.750–4.600 € netto; vollständiger Empfang mit einem zweiten Kanal für Rechnungen außerhalb des KSeF und einem Archiv — 78 – 202 Stunden, also 3.600–9.300 € netto. Versand und Empfang sind ein Projekt (gemeinsame Authentifizierung und Fehlerbehandlung); für das Gesamtprojekt kommen 12 bis 24 Stunden für Architektur, Logging und Deployment hinzu. Das ist eine Illustration, kein Angebot: Eine ungefähre Preisspanne zeigt der Kostenrechner, konkrete Spannen nennen wir innerhalb von 2 – 3 Werktagen, nachdem wir die Systeme geprüft haben. Vollständige Nutzungsrechte an Code und Design übertragen wir nach Abnahme aller Etappen und Bezahlung aller Rechnungen.

Euro-Beträge umgerechnet zum NBP-Mittelkurs vom 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) und gerundet. Die Abrechnung erfolgt in PLN.

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