KSeF offline- og nøddrift: hvad dit system skal kunne håndtere

Nøddrift i KSeF er proceduren ved et nedbrud i Polens nationale e-fakturasystem (KSeF), som det polske finansministerium (MF) har bekendtgjort: Du udsteder en elektronisk faktura i FA(3)-strukturen, overdrager den til køberen på den aftalte måde og eftersender den til KSeF inden for 7 arbejdsdage efter nedbruddets afslutning. Ud over nøddrift indeholder reglerne yderligere tre løsninger: offline24-tilstand, offline-tilstand ved utilgængelighed af KSeF (f.eks. under servicearbejde) og totalt nedbrud, hvor fakturaerne slet ikke eftersendes til KSeF.

For dit system betyder det en konkret opgaveliste: udstedelsesdato, to QR-koder og offline-certifikat, en kø med frister for eftersendelse, håndtering af afvisninger, nummerering og købsfakturaer modtaget uden for KSeF. Vi bygger på reglerne og MF's materialer; dette er ikke en beskrivelse af en implementering hos en kunde.

Hvilke tilstande gælder, når KSeF er utilgængeligt?

Reglerne indeholder fire tilstande. De tre første beskriver MF som „i realiteten én offline-tilstand“: en elektronisk faktura i FA(3)-strukturen, der senere eftersendes til KSeF. Ved totalt nedbrud udstedes og overdrages fakturaerne helt uden for KSeF.

• Offline24 kræver ikke bevis for, at internettet var nede. Når problemet ligger hos dig, eller KSeF svarer langsomt, og MF ikke har bekendtgjort noget, er der offline24 tilbage — med den korteste frist.
• En meddelelse om driftsforstyrrelser betyder ikke utilgængelighed eller nedbrud. Offline-tilstanden ved utilgængelighed af KSeF og nøddriften bruger du kun i den periode, som MF har bekendtgjort.

BIP er MF's Biuletyn Informacji Publicznej (offentlig informationsbulletin), og KSeF's interfacesoftware er i praksis KSeF's API (MF henviser til specifikationen i den tekniske dokumentation til KSeF API 2.0).

Hvordan ved systemet, at MF har bekendtgjort utilgængelighed eller nedbrud?

Fristerne regnes fra slutningen af den bekendtgjorte periode, så systemet skal kende datoerne fra MF's meddelelser i BIP og i KSeF's API. Systemets status oplyses også af Latarnia KSeF — en offentlig grænseflade fra MF, der er uafhængig af KSeF og ikke kræver login (https://api-latarnia.ksef.mf.gov.pl/), og som bogføringsprogrammer ifølge MF kan integreres med. GET /status returnerer AVAILABLE, MAINTENANCE, FAILURE eller TOTAL_FAILURE, og GET /messages returnerer meddelelserne, som er tilgængelige i yderligere 30 dage efter hændelsens afslutning. Dit system bør:

• forespørge Latarnia og vise KSeF's status for den person, der udsteder fakturaer;
• gemme meddelelserne (type, start, afslutning) sammen med fakturaerne fra den pågældende periode — så man ved, hvorfor fakturaen blev udstedt i den pågældende tilstand;
• først skifte tilstand efter MF's meddelelse og ikke ved den første forbindelsesfejl — indtil da skal du behandle en faktura, der er udstedt uden forbindelse til KSeF, som udstedt i offline24-tilstand.

Hvordan udsteder du en faktura i offline-tilstand: dato, QR-koder og certifikat?

Udstedelsesdato og midnat

I de tre offline-tilstande er udstedelsesdatoen datoen fra feltet P_1 (udstedelsesdatoen i FA(3)-strukturen). En faktura sendt som „online“ (offlineMode: false), som KSeF modtager til behandling på en senere dag end dagen i P_1, behandles som en faktura fra offline24-tilstand — KSeF markerer den selv som offline. Som modtagelsestidspunkt regner KSeF i en interaktiv session afsendelsen af fakturaen og i en batchsession åbningen af sessionen. Reglen for systemet: Send en faktura med dags dato i P_1 før midnat (i en batchsession er det nok at åbne sessionen før midnat), eller behandl den med det samme som en offline24-faktura.

To QR-koder

En offline-faktura, der overdrages til køberen uden for KSeF, før den får et KSeF-nummer, har to QR-koder:

• KOD I — adgang til fakturaen i KSeF og verifikation af dens data, med påskriften „OFFLINE“. Linket indeholder bl.a. sælgerens polske momsnummer (NIP), datoen fra P_1 og SHA-256-hashen af XML-filen.
• KOD II — bekræftelse af udstederens identitet, med påskriften „CERTYFIKAT“; linket er signeret med et KSeF-certifikat.

Koderne genereres af dit system, lokalt, hver gang det laver en visualisering af fakturaen (f.eks. en PDF eller en udskrift). Når fakturaen allerede har et KSeF-nummer, har den visualisering, der overdrages uden for KSeF, kun én QR-kode med KSeF-nummeret nedenunder.

KOD I indeholder hashen af XML-filen, så systemet bør gemme filen fra udstedelsestidspunktet og eftersende netop den fil til KSeF. Enhver ændring, selv af filens oprettelsesdato alene, giver en anden hash end i koden, som køberen allerede har. Undtagelsen er teknisk korrektion, som er beskrevet nedenfor. Hvordan linkene er opbygget, har vi beskrevet i teksten om KSeF API for udviklere.

KSeF-certifikat til offline-tilstand

Til generering af KOD II kræves et KSeF-certifikat af type 2 (offline), som udstedes separat fra certifikatet til login — ét certifikat kan ikke bruges til begge formål. Det er gyldigt i højst 2 år, og et tilbagekaldt certifikat kan ikke bruges igen. Certifikatet udstedes til en person eller til en virksomhed. Et virksomhedscertifikat er ikke knyttet til en bestemt person, så virksomheden har ansvaret for det: Ifølge MF bør den registrere, hvem der hentede det, hvem det blev overdraget til, hvem der brugte det, og hvornår det blev tilbagekaldt. Systemet skal have adgang til den private nøgle, som KOD II signeres med, og bør advare, før certifikatets gyldighed udløber.

Til hvem og hvordan overdrager du fakturaen, før den får sit KSeF-nummer?

En transaktionsbekræftelse er et frivilligt dokument, som ikke er en faktura. Den indeholder parternes oplysninger, fakturanummeret (P_2), det samlede skyldige beløb (P_15) og to QR-koder med påskrifterne „sprawdź fakturę w KSeF“ (tjek fakturaen i KSeF) og „zweryfikuj wystawcę faktury“ (verificér fakturaens udsteder) over dem. Med den kan køberen bl.a. tjekke, om fakturaen allerede er eftersendt til KSeF. I en butik eller på en tankstation (MF's eksempler) bør systemet udskrive den efter en separat skabelon.

Tilstanden afgør også, hvornår køberen anses for at have modtaget fakturaen. I offline24-tilstand og i en periode med utilgængelighed af KSeF modtager en momsregistreret virksomhed (aktiv eller momsfritaget) fakturaen den dag, den får tildelt sit KSeF-nummer. I nøddrift er modtagelsesdatoen den dag, fakturaen faktisk modtages, og hvis KSeF-nummeret er tildelt tidligere — den dag, nummeret tildeles. For købere efter art. 106gb, stk. 4, som har fået fakturaen overdraget uden for KSeF, er modtagelsesdatoen den dag, de faktisk modtager den.

Bemærk: Reglen „kun via KSeF“ ved utilgængelighed er angivet af MF; art. 106nh, stk. 4, i den polske momslov henviser i dag ikke direkte til art. 106nda, stk. 3. Den polske regerings lovforslag (tryksag nr. 3245), som ligger i Sejm, underhuset i det polske parlament (status pr. 29. oktober 2026), skal rette denne henvisning „på grund af en lovgivningsfejl“.

Hvordan holder du styr på fristen for eftersendelse af fakturaer til KSeF?

Hver offline-faktura havner i en kø med tilstand og en frist, der regnes fra den relevante hændelse:

• Offline24. Næste arbejdsdag efter udstedelsesdagen.
• Utilgængelighed. Næste arbejdsdag efter den dag, den ophører.
• Nedbrud undervejs. Hvis MF bekendtgør et nedbrud, før du har sendt en faktura, der er udstedt i offline24-tilstand eller i en periode med utilgængelighed af KSeF, har du 7 arbejdsdage fra afslutningen af dette nedbrud. Bekendtgør MF inden for disse 7 dage endnu et nedbrud, regnes fristen fra afslutningen af det efterfølgende nedbrud.
• Totalt nedbrud. Hvis MF bekendtgør det, før fakturaen er nået til KSeF (ved utilgængelighed og nøddrift — før fristen for eftersendelse udløber), skal fakturaerne ikke længere eftersendes: Loven udelukker direkte pligten til at sende dem (art. 106nha, nr. 2, art. 106nh, stk. 3, nr. 2, art. 106nf, stk. 7). Systemet skal kunne tage sådanne fakturaer ud af afsendelsen.

Ved eftersendelse angives tilstanden OFFLINE (offlineMode: true); afsenderen skal være autentificeret og have rettighed til at udstede fakturaer. En korrektionsfaktura udstedt i offline24-tilstand skal også eftersendes straks, senest næste arbejdsdag efter den dag, den blev udstedt.

Køen bør have:

• en frist ved hver faktura og en notifikation til den ansvarlige person, før den udløber;
• automatiske gentagne forsøg med den samme, gemte XML-fil;
• en rapport over fakturaer uden KSeF-nummer ved dagens afslutning;
• spærring for redigering af en faktura, der venter på afsendelse — en ændring af indholdet er en korrektion, som udstedes, når nummeret er tildelt.

En faktura fra offline24-tilstand, fra en periode med utilgængelighed eller fra nøddrift, som ikke er eftersendt inden fristen, er en af de tre situationer, der kan udløse sanktioner — dem har vi beskrevet i teksten om sanktioner for KSeF fra 2027. Efter de nuværende regler gælder sanktionerne fra 1. januar 2027. Den polske regering (Ministerrådet) vedtog den 20. oktober 2026 et lovforslag, der skal udskyde dem til udgangen af 2027 (sanktioner fra 1. januar 2028). Status pr. 29. oktober 2026: Forslaget ligger allerede i Sejm (tryksag nr. 3245); efter førstebehandlingen den 21. oktober 2026 blev det sendt til Udvalget for Offentlige Finanser, og loven er ikke vedtaget. Indtil ændringsloven er vedtaget af Sejm og Senatet, underskrevet af præsidenten, offentliggjort i Polens lovtidende (Dziennik Ustaw) og trådt i kraft, gælder de nuværende regler, og selve KSeF-pligten ændres ikke.

Hvordan håndteringen af fejl og nøddrift passer ind i hele projektet, fra gennemgang af systemerne til implementering, har vi beskrevet i teksten om integration af KSeF med eget system, webshop eller ERP.

Hvad gør du, når KSeF afviser en eftersendt offline-faktura?

En offline-faktura kan allerede være nået frem til køberen, mens KSeF ikke modtager den ved eftersendelsen, f.eks. fordi den ikke stemmer med skemaet. Til det tilfælde har MF fastsat en teknisk korrektion: fornyet afsendelse af en rettet XML-fil uden ændring af fakturaens indhold.

• Til tekniske fejl: manglende overensstemmelse med skemaet, overskredet filstørrelse, dublet eller en anden fejl i den tekniske validering, som gjorde, at fakturaen ikke fik et KSeF-nummer. Den gælder ikke manglende rettigheder hos parterne på fakturaen (f.eks. selvfakturering, lokale selvstyreenheder, momsgrupper) og er ikke tilladt, når en anden gyldig korrektion allerede er modtaget (fejlkoder 21166 og 21167).
• Kun i en interaktiv session. Den gælder fakturaer, der er afvist i begge sessionstyper, men den sendes udelukkende interaktivt, med offlineMode: true og feltet hashOfCorrectedInvoice, dvs. SHA-256-hashen af den afviste fil.
• Den gamle QR-kode virker stadig. KSeF knytter den rettede faktura til den oprindelige, så KOD I fra den første version fører til den rettede faktura.

Systemet skal derfor have en gemt hash af hver afsendt fil, kunne skelne mellem tekniske fejl og rettighedsfejl (de sidste skal en medarbejder håndtere) og kunne sende i en interaktiv session. De kilder fra MF, vi har gennemgået, siger ikke direkte, om den tekniske korrektion skal sendes inden for den frist for eftersendelse, der gælder for den pågældende tilstand, og derfor bør systemet straks vise afvisningen til den person, der er ansvarlig for køen.

Nummerering, dubletter og korrektioner: hvad skal du holde øje med ved offline-fakturaer?

• Unikt nummer inden for samme NIP. KSeF afviser filen som dublet (kode 440), når sælgerens NIP, fakturanummeret (P_2) og fakturatypen er de samme som i en allerede modtaget faktura, og det kontrollerer KSeF i 10 år. Filialer og andre enheder, der udsteder fakturaer på vegne af den samme virksomhed (med samme sælger-NIP), skal aftale regler for nummereringen — i offline-tilstand arbejder de uden kontakt med KSeF. Ved et nyt forsøg efter en afbrudt forbindelse kan kode 440 betyde, at det første forsøg lykkedes.
• Nummerrækkefølge. At KSeF modtager fakturaerne i en anden rækkefølge, end nummereringen tilsiger, f.eks. efter at en fil er blevet afvist, er ikke en grund til at afvise fakturaen eller til at udstede en korrektionsfaktura, der retter nummeret, hvis den fortløbende nummerering er bevaret ved klargøringen af XML-filerne.
• Bortkommet faktura. Hvis en faktura fra offline24 eller fra en periode med utilgængelighed, som er overdraget uden for KSeF til en køber efter art. 106gb, stk. 4, bortkommer eller ødelægges, før den er sendt til KSeF, udstedes den igen i overensstemmelse med dens oplysninger; den genudstedte faktura kan indeholde udstedelsesdatoen og ordet „DUPLIKAT“. I nøddrift kan sælgeren også på køberens anmodning stille den samme faktura til rådighed igen, hvis den endnu ikke er nået til KSeF — systemet bør derfor kunne stille den gemte fil til rådighed igen.
• Korrektioner først efter nummeret. En korrektionsfaktura til en faktura fra offline-tilstandene udstedes, når den oprindelige faktura har fået tildelt sit KSeF-nummer, og dette nummer angives i korrektionsfakturaen.

Hvordan modtager du en købsfaktura, der er udstedt i KSeF's nøddrift?

I nøddrift kan leverandøren overdrage fakturaen til dig uden for KSeF, som PDF eller udskrift med koderne „OFFLINE“ og „CERTYFIKAT“; efter eftersendelsen får den et KSeF-nummer, og sælgeren behøver ikke at overdrage den igen. KSeF sender ikke notifikationer om nye fakturaer, så købsprogrammet skal selv forespørge KSeF. Det bør også:

• tage imod en faktura uden for KSeF med markeringen „venter på KSeF-nummer“ og ikke bogføre den en gang til, når den dukker op i KSeF;
• automatisk matche den med fakturaen fra KSeF ud fra SHA-256-hashen af filen: KOD I indeholder den i Base64URL-format, mens fakturaens metadata i KSeF indeholder den i Base64 (invoiceHash) sammen med tilstanden (Offline) og, efter en teknisk korrektion, hashen af den oprindelige fil (hashOfCorrectedInvoice); supplerende ud fra sælgerens NIP, nummer og dato;
• fastlægge modtagelsesdatoen efter reglerne beskrevet ovenfor. Et eksempel fra MF's håndbog (nedbruddet, der beskrives i den, er hypotetisk): En faktura udstedt under et nedbrud den 6. november 2026 fik KSeF-nummer den 12. november, og udskriften nåede frem til køberen med posten den 13. november, så modtagelsesdatoen er den 12. november 2026;
• ikke blokere betalingen af en faktura fra nøddrift — fra 1. januar 2027 skal en aktiv momsregistreret virksomhed, der betaler med bankoverførsel til en anden aktiv momsregistreret virksomhed, angive fakturaens KSeF-nummer eller en samlet identifikator (art. 108g i den polske momslov). Pligten omfatter strukturerede fakturaer samt fakturaer fra offline24 og fra perioder med utilgængelighed (undtagen dem, der ikke er indlæst i KSeF på grund af en meddelelse om nedbrud), men gælder ifølge MF ikke fakturaer fra nøddrift (art. 106nf). Systemet bør derfor kunne skelne mellem fakturaernes tilstande og ikke holde en overførsel tilbage, alene fordi en faktura fra nøddrift endnu ikke har et KSeF-nummer.

De øvrige trin i modtagelsen af købsfakturaer har vi beskrevet i teksten om import af købsfakturaer fra KSeF.

Hvordan tjekker du, om dit system og din procedure er klar?

Skriv proceduren ned, før du får brug for den. Den bør som minimum fastlægge:

• hvem der beslutter at skifte tilstand, og hvem der tjekker MF's meddelelser eller Latarnia;
• hvor offline-certifikatet opbevares, hvem der bruger det, og hvornår det udløber;
• hvem der holder øje med køen, når KSeF fungerer igen, og får en notifikation før fristen;
• en skabelon til totalt nedbrud — en papirfaktura eller en elektronisk faktura, som ikke behøver at have FA(3)-strukturen, uden QR-koder og uden for afsendelseskøen;
• aftalte kanaler med køberne til nøddrift.

Test i KSeF's testmiljø (det har sin egen adresse til QR-koderne; Latarnia har også et testmiljø): en faktura dateret dagen før, en PDF med to koder, eftersendelse, en afvist fil og en teknisk korrektion, et nyt forsøg med kode 440 og reaktionen på hver status i Latarnia. Spørg leverandøren af et færdigt program, om det understøtter alt dette.

Hvis fakturaerne opstår i dit eget system, din webshop eller dit ERP, hører håndteringen af nøddrift med til integrationen med KSeF. Prisen er antallet af timer gange 46 € ekskl. moms. Vejledende: afsendelse af fakturaer til KSeF — 24 – 60 timer, altså 1.100–2.750 € ekskl. moms; modtagelse af købsfakturaer, regnet sammen med forbindelsen til KSeF — 38 – 100 timer, altså 1.750–4.600 € ekskl. moms; fuld modtagelse med en anden kanal til fakturaer uden for KSeF og et arkiv — 78 – 202 timer, altså 3.600–9.300 € ekskl. moms. Afsendelse og modtagelse er ét projekt (fælles autentificering og fejlhåndtering); til helheden skal der lægges 12 til 24 timer til arkitektur, logning og idriftsættelse. Dette er en illustration, ikke et tilbud: Prisberegneren viser et vejledende prisinterval, og konkrete intervaller giver vi inden for 2 – 3 arbejdsdage, når vi har gennemgået systemerne. Når alle etaper er godkendt og alle fakturaer betalt, overdrager vi de fulde rettigheder til koden og designet.

Eurobeløb er omregnet til NBP's midtkurs den 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) og afrundet. Vi fakturerer i PLN.

CodePort rådgiver ikke om skatteforhold. Bekræft omfanget af din virksomheds forpligtelser med din bogholder, så tager vi os af den tekniske side.