Wer KI im Unternehmen einführen will, beginnt mit der Auswahl eines wiederkehrenden Prozesses, nicht mit der Auswahl eines Werkzeugs. Ein Sprachmodell ist dort sinnvoll, wo Daten aus Dokumenten gelesen, Anfragen sortiert oder Antwortentwürfe erstellt werden müssen — und das Ergebnis am Ende ohnehin ein Mensch freigibt. Orientierungswerte aus unserem Kalkulationsmodell: KI im Prozess umfasst 20–56 Stunden Arbeit, also 920–2.600 € netto bei einem Stundensatz von 46 € netto, plus Automatisierungsfundament 10–20 Stunden, also 460–920 € netto.
Euro-Beträge umgerechnet zum NBP-Mittelkurs vom 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) und gerundet. Die Abrechnung erfolgt in PLN.
Wo bringt künstliche Intelligenz im Unternehmen echten Nutzen?
KI ist dort nützlich, wo Daten unstrukturiert sind — also dann, wenn ein Mensch etwas lesen und verstehen muss, bevor er es weiterträgt.
Typische Anwendungsfälle:
- Daten aus Dokumenten auslesen: Rechnungen, Aufträge, PDFs von Geschäftspartnern,
- Anfragen sortieren: Kategorie und Priorität zuweisen, an die richtige Person weiterleiten,
- Antwortentwürfe für den Kundenservice — die Mitarbeitenden korrigieren und senden,
- ein Chatbot, der wiederkehrende Fragen auf Basis Ihrer Unterlagen beantwortet,
- Erstellung von Inhalten und Auswertung von Daten, für deren Durchsicht niemand Zeit hat.
Wann KI nicht nötig ist
Wenn ein Prozess klaren Regeln folgt — „kommt ein Auftrag mit Status X, erstelle Dokument Y und versende eine Benachrichtigung“ — brauchen Sie kein Sprachmodell. Eine gewöhnliche regelbasierte Automatisierung ist einfacher und besser vorhersehbar. Weitere solche Beispiele haben wir im Beitrag zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beschrieben.
Einfache Regel: Regeln dort, wo es Regeln gibt. KI dort, wo Text verstanden werden muss.
Wie führen Sie KI im Unternehmen Schritt für Schritt ein?
1. Wählen Sie einen Prozess. Der beste Kandidat ist wiederkehrend und kostet jede Woche dieselben Stunden: Daten, die manuell zwischen Systemen übertragen werden, Berichte, die aus mehreren Tabellen zusammengesetzt werden, manuell versandte Erinnerungen, Fehler aus Zeitdruck.
2. Bringen Sie ihn in Ordnung, bevor Sie etwas automatisieren. Ein Prozess, der sich jeden Monat ändert oder den niemand Schritt für Schritt beschreiben kann, muss zuerst beschrieben werden. Die Automatisierung von Chaos führt nur zu schnellerem Chaos.
3. Legen Sie fest, wo ein Mensch das Ergebnis freigibt. Das Auslesen einer Rechnung kann automatisch laufen, aber die Verbuchung und der Versand an den Kunden sind Entscheidungen mit Folgen. Den Freigabepunkt bestimmen Sie am Anfang, nicht nach dem Launch.
4. Erstellen Sie einen Prototyp. Bei uns ist das ein Datenflussdiagramm oder ein klickbarer Prototyp des Panels — vor dem Code. In dieser Phase ist eine Meinungsänderung am günstigsten.
5. Arbeiten Sie in Sprints. Alle 1–2 Wochen sehen Sie einen funktionierenden Teil, keine Präsentation.
6. Launch, Monitoring, nächster Prozess. Erst wenn der erste Prozess läuft und die Menschen ihm vertrauen, lohnt sich der nächste. Den gesamten Ablauf der Zusammenarbeit beschreiben wir auf der Seite zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Was unterscheidet einen Firmen-Chatbot von einem KI-Agenten?
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Ein KI-Agent führt Schritte in Ihren Systemen aus — er legt ein Ticket an, ergänzt Kundendaten, erstellt ein Dokument.
Der praktische Unterschied: Ein Chatbot braucht vor allem Zugang zu guten Inhalten (AGB, Preisliste, Wissensdatenbank), ein Agent braucht zusätzlich Berechtigungen und Schnittstellen zu Ihren Systemen über API. Ohne Verbindung zu den Systemen hat der Agent nichts auszuführen — es bleibt nur das Gespräch.
Der zweite Unterschied betrifft das Risiko. Eine falsche Antwort des Chatbots ist ein Missverständnis. Eine falsche Aktion des Agenten ist eine ausgestellte Rechnung oder eine an den Kunden versandte Nachricht. Deshalb lassen wir Aktionen mit Außenwirkung von einem Menschen freigeben.
Was kostet die KI-Einführung im Unternehmen?
Wir rechnen stundenweise ab: Programmierung 46 €/h netto, Design 35 €/h netto. Unten die KI-bezogenen Positionen aus unserem Kalkulationsmodell — das sind orientierende Preisspannen, abhängig vom Umfang.
| Position | Stunden | Kosten netto (46 €/h) |
|---|---|---|
| KI im Prozess: Daten aus Dokumenten auslesen, Anfragen sortieren, Antwortentwürfe | 20–56 h | 920–2.600 € |
| Automatisierungsfundament: Architektur, Aufgabenwarteschlange, Logs, Fehlerbehandlung, Launch | 10–20 h | 460–920 € |
| KI-Funktion in einer Web-App oder mobilen App: Chatbot, Erstellung von Inhalten, Auswertung | 16–44 h | 740–2.020 € |
| Anbindung an jedes System (z. B. ERP, CRM, Shop) | für jedes System separat berechnet | abhängig vom System und seiner API |
Hinzu kommt die Gebühr für das Sprachmodell beim Anbieter des KI-Dienstes — separat abgerechnet und abhängig von der Zahl der Anfragen. Das sind laufende Kosten, kein Bestandteil der Einführung.
Was den Preis erhöht und was ihn senkt
Die Kosten steigen, wenn ein System weder API noch Dokumentation hat — dann rechnen wir auf die Stunden für die Anbindung rund 60 % auf. Sie steigen auch bei vielen Ausnahmen im Prozess, bei Daten, die bereinigt werden müssen, und bei Schnittstellen zu mehreren Anbietern gleichzeitig.
Die Kosten sinken, wenn der Prozess klar beschrieben ist, Sie Zugang zur API-Dokumentation haben und mit einem Prozess statt mit fünf beginnen. Die vollständigen Stundentabellen für Automatisierung und Schnittstellen finden Sie im Artikel zu den Kosten von Automatisierung und Systemintegration, und die Preisspanne für Ihren eigenen Umfang berechnen Sie im Kostenrechner — auch für eine Funktion, die Sie mit eigenen Worten beschreiben.
Wann rechnet sich die KI-Einführung?
Die Rechnung ist einfach: zurückgewonnene Stunden pro Monat × Kosten einer Arbeitsstunde, gegengerechnet mit den einmaligen Einführungskosten.
Beispiel (Illustration, kein Angebot). Angenommen, die Dokumentenbearbeitung kostet im Unternehmen 30 Stunden pro Monat und eine Arbeitsstunde kostet 14 €. Das sind 410 € pro Monat. Einführung: KI im Prozess 30 h + Automatisierungsfundament 15 h = 45 h × 46 € = 2.050 € netto (ohne Anbindungen an Systeme, die separat berechnet werden). Die Amortisation liegt bei etwa 5 Monaten — unter der Annahme, dass der Prozess tatsächlich aus dem Kalender der Mitarbeitenden verschwindet und sich nicht nur halbiert.
Das ist nur eine Rechnung auf Annahmen. Ihre Zahlen werden andere sein — sie beginnen damit, wie viele Stunden der Prozess heute tatsächlich verschlingt.
KI und Kundendaten, DSGVO — worauf achten?
Wenn Sie Kundendaten an einen externen KI-Dienst senden, ist dieser Dienst in der Regel Auftragsverarbeiter. Das bedeutet einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der u. a. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien der betroffenen Personen festlegt.
Aus den Vorschriften ergeben sich außerdem einige Punkte, die Sie vor dem Start prüfen sollten:
- Der Anbieter muss hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten,
- er darf keinen weiteren Subunternehmer ohne Ihre schriftliche Zustimmung einsetzen,
- nach Beendigung der Leistung löscht oder gibt er die Daten zurück — je nach Ihrer Entscheidung.
Auf unserer Seite sieht das so aus: Wir arbeiten auf Basis eines Vertrags und einer NDA, der Code landet im Repository des Kunden, und externe Dienste registrieren wir auf die Firma des Kunden. Der Zugang zu den Daten bleibt unter Ihrer Kontrolle. CodePort erteilt keine Rechtsberatung — bestätigen Sie den Umfang der Pflichten mit einem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.
AI Act — was gilt für Unternehmen heute?
Die Verordnung über künstliche Intelligenz (Verordnung (EU) 2024/1689, geändert durch Verordnung (EU) 2026/1744) gilt in Stufen. Die Pflichten hängen von der Rolle ab: Der Anbieter eines KI-Systems hat andere als der Betreiber, der es einsetzt.
| Was | Ab wann |
|---|---|
| Verbotene Praktiken nach Art. 5 sowie Förderung der KI-Kompetenz der Mitarbeitenden | 2. Februar 2025 |
| Anwendung der Verordnung, einschließlich der Transparenzpflichten (der Chatbot informiert darüber, dass Sie mit einer KI sprechen; Kennzeichnung synthetischer Inhalte) | 2. August 2026 |
| Neue Verbote, ergänzt durch die Änderung von 2026 (Art. 5 Abs. 1 lit. ba und bb, Abs. 1a und 1b) | 2. Dezember 2026 |
| Kennzeichnung der Ergebnisse durch Anbieter von Systemen, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden | 2. Dezember 2026 |
| Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III (u. a. Recruiting, Filtern von Bewerbungen, Bewertung von Mitarbeitenden) | 2. Dezember 2027 |
| Hochrisiko-Systeme nach Anhang I | 2. August 2028 |
Die Pflicht zur KI-Kompetenz bedeutet, Maßnahmen zu ergreifen, die den Aufbau von KI-Wissen bei Mitarbeitenden und bei Personen fördern, die Systeme in Ihrem Namen betreiben, unter Berücksichtigung ihrer Erfahrung und des Einsatzkontextes. Sie verlangt nicht, dass bestimmte Personen ein festgelegtes Niveau erreichen.
Transparenz in der Praxis: Der Anbieter eines Chatbots muss sicherstellen, dass der Chatbot darüber informiert, dass das Gegenüber es mit einem KI-System zu tun hat, es sei denn, dies ist offensichtlich — und zwar spätestens bei der ersten Interaktion und in klarer Form. Wer KI für Deepfakes einsetzt, legt offen, dass der Inhalt künstlich erzeugt ist. Gleiches gilt für Texte, die veröffentlicht werden, um über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren — es sei denn, sie wurden von einem Menschen geprüft oder redaktionell kontrolliert und jemand trägt die redaktionelle Verantwortung dafür.
Die in diesem Artikel beschriebenen Anwendungen — Daten aus Rechnungen auslesen, Anfragen sortieren, Antwortentwürfe — sind in Anhang III nicht genannt. Recruiting und die Bewertung von Mitarbeitenden hingegen schon, hier planen Sie also mit größerem Puffer. Dies ist keine Rechtsberatung; bei Zweifeln brauchen Sie einen Anwalt.
Wie KI bei uns arbeitet — zwei Beispiele
Das erste ist unsere eigene Website. Im Kostenrechner und im Projektbriefing-Assistenten schätzt ein Sprachmodell den Aufwand für Funktionen, die Sie mit eigenen Worten beschreiben, und erstellt aus dem ausgefüllten Projektbriefing eine erste technische Spezifikation.
Das zweite ist ein automatischer Blog für den Boxclub BKS Rocky: Das System wählt Themen anhand der Google-Vorschläge aus, schreibt Artikel, gleicht Preise und Kontaktdaten mit den Fakten des Clubs ab und veröffentlicht die Texte in vier Sprachen — nach Freigabe durch den Inhaber. Die Schätzung aus dem Kostenrechner ist eine orientierende Preisspanne — die detaillierte Kostenschätzung erstellt das Team.
Wie bereiten Sie sich auf das Gespräch zur KI-Einführung vor?
Damit Sie eine belastbare Preisspanne erhalten, halten Sie vier Dinge bereit:
- eine Beschreibung des Prozesses Schritt für Schritt — wer heute was und in welcher Reihenfolge tut,
- einige Beispieldokumente oder Anfragen, auch untypische,
- eine Liste der anzubindenden Systeme und die Information, ob sie eine API-Dokumentation haben,
- die Angabe der Person, die das Ergebnis freigibt.
Auf Ihre Anfrage antworten wir innerhalb eines Werktages, die kostenlose Preisspanne und den Zeitplan erstellen wir in 2–3 Werktagen.
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Prozess gibt, der jede Woche dieselben Stunden frisst, beginnen Sie mit seiner Beschreibung — den Rest rechnen wir gemeinsam auf der Seite zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Häufige Fragen
Wie führt man KI im Unternehmen ein, wenn es keine IT-Abteilung gibt?
Sie brauchen keine eigenen Entwickler — Sie brauchen eine Person auf Ihrer Seite, die den Prozess kennt und Entscheidungen freigeben kann. Den Rest, einschließlich Zugänge und Konfiguration der Dienste, lässt sich remote durchführen; die Dienste registrieren wir auf die Firma des Kunden, die Konten bleiben also bei Ihnen.
Muss ein Firmen-Chatbot darüber informieren, dass er eine künstliche Intelligenz ist?
Ja — ab dem 2. August 2026 müssen KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt sind, darüber informieren, dass das Gespräch mit einem KI-System stattfindet, es sei denn, dies ist offensichtlich. Die Pflicht liegt beim Anbieter des Systems; prüfen Sie daher bei der Auswahl oder Beauftragung eines Chatbots, ob dies sichergestellt ist. Die Information muss klar sein und spätestens bei der ersten Interaktion erscheinen.
Muss ich unsere bestehenden Systeme austauschen, um KI einzuführen?
In der Regel nicht. Zuerst prüfen wir, ob sich die vorhandenen Tools über API anbinden lassen — ein Systemwechsel ist eine Geschäftsentscheidung, keine Voraussetzung für die KI-Einführung.
Was kostet die Wartung einer KI-Lösung nach dem Launch?
Bei unseren Anwendungen umfasst die Betreuung nach dem Launch (Monitoring, Backups, Updates, Weiterentwicklung) typischerweise 5–15 Stunden pro Monat, abgerechnet nach Stundensatz. Separat kommt die laufende Gebühr für das Sprachmodell beim Anbieter hinzu, abhängig von der Zahl der Anfragen.
Gehört der Code nach dem Projekt uns?
Ja. Nach Abrechnung des Projekts gehen die vollständigen Nutzungsrechte an Code und Design auf den Kunden über, und der Code landet in seinem Repository. Wir arbeiten auf Basis eines Vertrags und einer NDA.