Unternehmen automatisieren am häufigsten sechs Bereiche: Rechnungen und Dokumente, Vertrieb und Bestellungen, Berichte und Daten, Kundenservice, interne Prozesse sowie Aufgaben, bei denen ein Sprachmodell hilft. Die Einsparung berechnen Sie mit einer Formel: Stunden pro Monat, die Ihr Team zurückgewinnt × Kosten einer Arbeitsstunde. Unten finden Sie Beispiele für Prozessautomatisierung mit Berechnungen und ungefährem Aufwand – die Zahlen in den Beispielen sind Annahmen, Ihre berechnen wir bei der Kostenschätzung.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung und wie unterscheidet sie sich von einer Systemintegration?
Geschäftsprozessautomatisierung ist ein Programm, das wiederkehrende Schritte nach festen Regeln selbst ausführt: Es überträgt Daten zwischen Systemen, erstellt Dokumente, versendet Benachrichtigungen und erzeugt Berichte.
Eine Integration über API ist eine Verbindung, über die Programme selbstständig Daten austauschen. Sie ist meist der erste Schritt: Sobald Daten von selbst fließen, lassen sich weitere Tätigkeiten leicht automatisieren. Der Unterschied ist einfach – eine Schnittstelle sorgt dafür, dass Daten zwischen Systemen fließen, und die Automatisierung ergänzt Regeln: was passieren soll, wann und wer es freigibt.
Deshalb hat fast jede Automatisierung zwei Kostenebenen: die Anbindung an die Systeme und die Logik des Prozesses selbst. Um die zweite geht es in diesem Beitrag.
Wie berechnen Sie, wie viel Prozessautomatisierung im Unternehmen spart?
Nehmen Sie einen Taschenrechner und drei Zahlen: wie viele Stunden pro Monat der Prozess heute kostet, wie viele davon das Programm übernimmt und was eine Arbeitsstunde der Person kostet, die ihn erledigt. In den folgenden Beispielen gehen wir durchgehend von 14 € pro Arbeitsstunde aus.
Euro-Beträge umgerechnet zum NBP-Mittelkurs vom 14.09.2026 (1 € = 4,3391 zł) und gerundet. Die Abrechnung erfolgt in PLN.
Beispiel (die Zahlen sind Annahmen, kein Angebot): Zwei Personen verbringen jeweils 5 Stunden pro Woche damit, Bestellungen abzutippen, also etwa 40 Stunden im Monat. Bei Arbeitskosten von 14 €/h sind das 550 € im Monat. Eine Automatisierung mit 60 Stunden Aufwand kostet 2.750 € netto und amortisiert sich damit in etwa 5 Monaten.
Die Amortisationszeit berechnen Sie so: Kosten der Automatisierung ÷ monatliche Einsparung. Dazu kommt ein Effekt, den Sie in keine Tabelle eintragen können – weniger Fehler aus Zeitdruck und ein kürzerer Weg von der Bestellung zur Rechnung.
Beispiele für Prozessautomatisierung – sechs Bereiche
Rechnungen und Dokumente
Heute: Jemand überträgt die Daten einer bezahlten Bestellung in das Rechnungsprogramm, erstellt das Dokument, verschickt es per E-Mail, lädt das PDF dort hoch, wo es gebraucht wird, und legt eine Kopie im Archiv ab.
Nach der Automatisierung: Die Rechnung entsteht automatisch aus der bezahlten Bestellung, landet im Dokumentenarchiv und beim Kunden, und das Team bekommt nur dann ein Signal, wenn etwas schiefgegangen ist. Rechnungen aus dem System lassen sich auch automatisch an Bestellungen auf Allegro (größter Online-Marktplatz Polens) anhängen – über die Allegro-API können Sie jeder Bestellung bis zu 10 PDF-Rechnungen mit jeweils bis zu 3 MB hinzufügen.
Hier kommt auch KSeF ins Spiel, das polnische E-Rechnungssystem: Eine Integration über API ermöglicht es, Rechnungen zu senden und abzurufen, ohne sich manuell im System anzumelden. Die Pflicht zur Rechnungsstellung in KSeF gilt für die größten Unternehmen seit dem 1. Februar 2026, für die übrigen Umsatzsteuerpflichtigen seit dem 1. April 2026, und die kleinsten Unternehmen erfasst sie ab dem 1. Januar 2027. Wie die Einführung selbst abläuft, beschreiben wir im Beitrag KSeF-Integration mit dem eigenen System, den Empfang von Eingangsrechnungen im Beitrag Import von Eingangsrechnungen aus KSeF. Den Umfang der Pflichten Ihres Unternehmens bestätigt Ihre Buchhaltung – CodePort kümmert sich um die Technik und berät nicht in Steuerfragen.
Annahme: 1,5 Stunden pro Tag × 20 Arbeitstage = 30 Stunden im Monat. 30 h × 14 € = 410 € im Monat. Aufwand für die Prozesslogik: 24–60 Stunden, zuzüglich der Stunden für die Anbindung an die Systeme.
Vertrieb und Bestellungen aus mehreren Kanälen
Heute: Bestellungen kommen aus dem Onlineshop, von einem Marktplatz und über das Formular auf der Website. Jemand führt sie in einer Tabelle zusammen, gibt sie ins Buchhaltungsprogramm ein, ändert Status und schreibt den Kunden, was gerade passiert.
Nach der Automatisierung: Alle Kanäle landen in einem System, Status ändern sich automatisch anhand von Ereignissen (Zahlung, Versand), und der Kunde erhält Benachrichtigungen ohne Zutun des Teams.
Annahme: Das ist genau das Beispiel aus der Rechnung oben – 40 Stunden im Monat und 550 €. Aufwand für die Prozesslogik: 24–60 Stunden. Das vollständige Szenario „Bestellungen aus dem Shop in die Buchhaltung, Rechnung automatisch, Benachrichtigung an den Kunden, Fehleransicht für das Team“ umfasst 55–130 Stunden, also 2.550–6.100 € netto.
Berichte und Daten
Heute: Vor jeder Besprechung stückelt jemand einen Bericht aus mehreren Tabellen, CRM-Exporten und Verkaufsdaten zusammen. Eine Woche später macht er dasselbe noch einmal.
Nach der Automatisierung: Daten aus CRM, Vertrieb und Tabellen landen in einem Panel, und der Bericht wird an einem festen Tag automatisch erstellt. Das Team diskutiert über die Zahlen und nicht darüber, warum sie nicht übereinstimmen.
Annahme: 3 Stunden pro Woche, also etwa 12 Stunden im Monat. 12 h × 14 € = 170 € im Monat. Aufwand: 16–44 Stunden Logik plus 6–14 Stunden Interface-Design.
Kundenservice
Heute: Anfragen kommen per E-Mail und Telefon, jemand überträgt sie in eine Tabelle, behält die Fristen im Blick und verschickt Erinnerungen von Hand.
Nach der Automatisierung: Das Formular legt sofort eine Anfrage an, der Kunde sieht den Status seines Anliegens im Kundenpanel, und Erinnerungen an Zahlungen und Termine gehen automatisch raus.
Annahme: 1 Stunde pro Tag × 20 Tage = 20 Stunden im Monat. 20 h × 14 € = 280 € im Monat. Aufwand: 16–40 Stunden.
Interne Prozesse: Freigaben, Dokumentenfluss, Rollen
Heute: Ein Auftrag kreist per E-Mail, die Freigabe steckt in einem Anhang, der Vertrag in irgendeinem Postfach und die Änderungshistorie im Gedächtnis von zwei Personen.
Nach der Automatisierung: Aufträge, Freigaben, Verträge und der Dokumentenfluss liegen in einem Werkzeug mit Rollen, Berechtigungen und Änderungshistorie. Man sieht, bei wem ein Vorgang liegt und seit wann.
Annahme: 4 Personen × 2 Stunden pro Woche = 8 Stunden pro Woche, also etwa 32 Stunden im Monat. 32 h × 14 € = 440 € im Monat. Aufwand: 30–80 Stunden Logik plus 8–20 Stunden Panel-Design.
KI dort, wo sie sinnvoll ist
Heute: Jemand klickt Daten aus PDFs in eine Tabelle, sortiert Anfragen nach Kategorien und schreibt Antworten von Grund auf, die zu 80 % gleich sind.
Nach der Automatisierung: Ein Sprachmodell liest Daten aus Dokumenten aus, ordnet Anfragen und entwirft Antworten. Das Ergebnis gibt ein Mensch frei – das ist eine Bedingung, kein Extra.
So funktioniert ein Teil unserer eigenen Werkzeuge: Im Kostenrechner schätzt das Modell den Aufwand für Funktionen, die der Kunde mit eigenen Worten beschreibt, und aus dem Projektbriefing erstellt es eine vorläufige technische Spezifikation.
Annahme: 15 Stunden im Monat × 14 € = 210 € im Monat. Aufwand: 20–56 Stunden.
Wie viele Stunden zurückkommen und wie viel Arbeit das erfordert – Tabelle
Alle „zurückzugewinnenden“ Stunden sind Annahmen aus den Beispielen oben. Der Aufwand ist mit 46 €/h netto für die Programmierung berechnet und betrifft die Prozesslogik – dazu kommen die Stunden für die Anbindung an die Systeme und 10–20 Stunden Grundgerüst (Architektur, Aufgabenwarteschlange, Logs, Fehlerbehandlung, Deployment).
| Prozess | Was das Programm übernimmt | Std./Monat zurückgewonnen (Annahme) | Aufwand |
|---|---|---|---|
| Rechnungen und Dokumente | Rechnung aus bezahlter Bestellung, Versand, Archiv, KSeF, Allegro | ca. 30 h | 24 – 60 h |
| Vertrieb und Bestellungen | Bestellungen aus mehreren Kanälen in einem System, Status, Benachrichtigungen | ca. 40 h | 24 – 60 h |
| Berichte und Daten | Daten aus CRM und Vertrieb in einem Panel, Bericht automatisch erstellt | ca. 12 h | 16 – 44 Std. + 6 – 14 Std. Design |
| Kundenservice | Anfragen aus dem Formular, Status für den Kunden, Erinnerungen | ca. 20 h | 16 – 40 h |
| Interne Abläufe | Aufträge, Freigaben, Dokumentenfluss, Rollen und Änderungshistorie | ca. 32 h | 30 – 80 Std. + 8 – 20 Std. Design |
| KI im Prozess | Daten aus Dokumenten auslesen, Anfragen sortieren, Antwortentwürfe | ca. 15 h | 20 – 56 h |
Welchen Prozess sollten Sie zuerst automatisieren?
Der beste Kandidat wiederholt sich, hat klare Regeln und kostet jemanden jede Woche dieselben Stunden. Sie erkennen ihn an fünf Situationen:
- Daten, die von Hand zwischen Systemen übertragen werden, zum Beispiel Bestellungen aus dem Onlineshop ins Buchhaltungsprogramm;
- Tätigkeiten, die immer in derselben Reihenfolge erledigt werden, zum Beispiel die Rechnung nach Bezahlung der Bestellung und eine E-Mail an den Kunden;
- Berichte, die vor jeder Besprechung aus mehreren Tabellen zusammengestückelt werden;
- Erinnerungen an Zahlungen, Fristen und Termine, die von Hand verschickt werden;
- Fehler, die aus Zeitdruck beim Abtippen entstehen und nicht aus fehlendem Wissen.
Beginnen Sie mit dem einen Prozess, der die meisten Stunden kostet. Wer mit dem ganzen Unternehmen auf einmal startet, erhöht die Kosten und verschiebt den Moment, ab dem irgendetwas funktioniert.
Was sollten Sie nicht automatisieren?
Einen Prozess, der sich jeden Monat ändert, oder einen, den niemand Schritt für Schritt beschreiben kann. Er muss zuerst geordnet werden – wer Chaos automatisiert, bekommt nur schnelleres Chaos.
Beginnen Sie auch nicht damit, die Werkzeuge auszutauschen, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Zuerst prüfen wir, ob sie sich über ihre API verbinden lassen; ein neues System bauen wir dann, wenn die bestehenden keine Integration zulassen oder den Prozess nicht abbilden.
Was kostet Automatisierung und wie läuft die Einführung ab?
Die Kosten ergeben sich aus Stunden × Stundensatz: Programmierung 46 €/h netto, Design 35 €/h netto. Die Zahl der Stunden hängt von der Zahl der verbundenen Systeme, der Qualität ihrer APIs und der Zahl der Ausnahmen im Prozess ab. Die vollständigen Preisspannen für einzelne Prozesse haben wir im Beitrag Was kosten Prozessautomatisierung und Integration aufgeschlüsselt.
Die Einführung bei CodePort hat vier Etappen:
- Gespräch und Prozesslandkarte – der Prozess wird Schritt für Schritt beschrieben; Preisspanne und Zeitplan erhalten Sie innerhalb von 2–3 Werktagen.
- Prototyp — ein Schema des Datenflusses oder ein klickbarer Entwurf des Panels, bevor die erste Zeile Code entsteht.
- Sprints – alle 1–2 Wochen sehen Sie einen funktionierenden Teil der Automatisierung, keine Präsentation.
- Launch und Weiterentwicklung — Veröffentlichung, Monitoring, Korrekturen und die nächsten Prozesse.
Die Automatisierung eines Prozesses mit zwei Systemen dauert in der Regel 4–7 Wochen, die reine Verbindung zweier Systeme mit guter API-Dokumentation 3–5 Wochen. Nach dem Start ändern Anbieter ihre APIs, deshalb bieten wir eine laufende Betreuung an: Monitoring, Updates und Korrekturen, meist 5–15 Stunden im Monat, also 230–690 € netto. Mehr zum Leistungsumfang finden Sie auf der Seite zur Prozessautomatisierung.
Wenn Sie bereits wissen, welcher Prozess Ihr Team die meisten Stunden kostet, beschreiben Sie ihn im Projektbriefing-Assistenten – wir antworten innerhalb eines Werktags und erstellen eine kostenlose Preisspanne mit Zeitplan innerhalb von 2–3 Werktagen.
Häufige Fragen
Erfordert Prozessautomatisierung im Unternehmen den Austausch der Systeme, die wir bereits nutzen?
Meist nicht. Zuerst prüfen wir, ob sich Ihre bestehenden Werkzeuge über ihre API verbinden lassen; ein neues System bauen wir nur, wenn eine Integration nicht möglich ist oder die Werkzeuge den Prozess nicht abbilden.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?
Die Kosten ergeben sich aus Stunden × 46 €/h netto für die Programmierung. Zu den Stunden für Prozesslogik und Systemanbindungen kommen 10–20 Stunden Grundgerüst: Architektur, Aufgabenwarteschlange, Logs, Fehlerbehandlung und Deployment.
Unterstützt die Automatisierung der Rechnungsstellung KSeF?
Ja – eine Integration über API ermöglicht es, Rechnungen zu senden und abzurufen, ohne sich manuell im System anzumelden. Den Umfang der Pflichten und die Fristen für Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, denn CodePort berät nicht in Steuerfragen.
Was sollten Sie vor dem ersten Gespräch über die Einführung einer Automatisierung vorbereiten?
Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Prozesses, die Angabe, wie viele Stunden pro Woche er wen kostet, sowie die Namen der Systeme mit Zugang zu ihrer API-Dokumentation. Ein klar beschriebener Prozess und verfügbare Dokumentation senken die Kosten, Systeme ohne API und zu bereinigende Daten erhöhen sie.
Wer sorgt dafür, dass die Automatisierung nach dem Start funktioniert?
Wir arbeiten auf Grundlage eines Vertrags und einer NDA, der Code landet im Repository des Kunden, und externe Dienste registrieren wir auf das Unternehmen des Kunden, sodass der Zugriff auf die Daten unter Ihrer Kontrolle bleibt. Laufendes Monitoring und Korrekturen übernehmen wir im Rahmen einer stundenweise abgerechneten Betreuung.